Konferencja to nie tylko piękny hotel, dobre jedzenie i fantastyczne wykłady. To wielogodzinne przygotowania, mnóstwo pracy i wysiłku, aby event wyglądał tak jak wygląda. Każde takie wydarzenie powinno być tworzone w trzech etapach. Oto one.
- Etap pierwszy czyli strategia
Po co nam właściwie ta konferencja? Bez jasno postawionego celu nie sprawdzimy czy nasza konferencja się udała. Zanim przystąpimy do organizacji konferencji powinniśmy przysiąść i zadać sobie kilka pytań:
- Jakie są nasze cele, co chcemy osiągnąć przez organizację konferencji?
- Po co ją w ogóle organizujemy?”.
- Skąd będziemy wiedzieli, że cel został osiągnięty i jak zmierzyć sukces?
To czym nazywamy sukcesem po zakończeniu konferencji musimy określić wcześniej. Dlatego należy wyobrazić sobie jak wydarzenie będzie wyglądało, co uczestnicy mają czuć podczas konferencji, jaka energia będzie na sali, co uczestnicy mają robić podczas konferencji i po niej, jak zmieni się ich wiedza, motywacja i relacje między nimi. Ogromnym ułatwieniem będzie kolejna edycja konferencji, ponieważ będziemy w stanie wyciągnąć wnioski i nie popełniać błędów. Warto też zmierzyć, co ludzie myślą o nas, naszej organizacji przed eventem i zastanowić się, jak chcemy wzmocnić lub zmienić ten wizerunek poprzez organizację spotkania.
Wszystkie cele konferencji możemy zawrzeć w jednym z trzech słowach:
- Edukacja,
- Motywacja,
- Integracja
Najważniejsze, aby jednak określić które cele są priorytetowe, a które są dla nas mniej ważne.
- Etap drugi, czyli taktyka
Po określeniu celów czas znaleźć odpowiedni format, narzędzia i ludzi, żeby te założenia zrealizować. Na tym etapie czas na dyskusje w grupie organizatorów. Tutaj zazwyczaj ścierają się dwie koncepcje: zwrot inwestycji kontra zachwyt i efekt wow. Jeśli nie mielibyśmy przygotowanych celów spotkania, łatwo by się było pogubić w tym, co powinno być ważniejsze – ale przecież mamy. Dzięki temu nie narazimy się na zbędne koszty. Efektem dobrze zaplanowanej taktyki jest przemyślana koncepcja spotkania i dokładny harmonogram zadań do wykonania, z określonym czasem wykonania i przydzieloną osobą dla każdego etapu realizacji: przed, w trakcie i po wydarzeniu.
- Etap trzeci, czyli realizacja
Mamy zarówno cele jak i plan. Teraz pora na realizacje. Wykonujemy lub nadzorujemy każde zadanie z harmonogramu mając w pamięci, czemu całe spotkanie ma służyć. Przygotowujemy szczegółowy program, kreacje, sprzęt techniczny, filmy video, prezentacje, rezerwujemy sprzęt i załogę. Wszystko musi być dopilnowane i zapięte na ostatni guzik. To jest decydujący moment, bowiem teraz okazuje się czy wszystko nam się zazębia.
- Po konferencji
Nadszedł czas na rozliczenie tego co udało nam się osiągnąć, a co zepsuliśmy. Czytamy i analizujemy ankiety wypełnione przez uczestników konferencji, opisujemy reakcje uczestników, testujemy czego się nauczyli. To również moment na sprawdzenie czy konferencja nam się zwróciła.
Podsumowując są trzy obowiązkowe etapy. Zaczynamy od strategii, przez plan po realizacje. Nie możemy pominąć żadnego poziomu, ponieważ nie osiągniemy wtedy zamierzonych celów.
