W najbliższym czasie masz w kalendarzu zaplanowane spotkanie biznesowe? A może twoja firma dopiero stawia pierwsze kroki i twoje umiejętności biznesowe są w fazie rozwoju? Nie ważne czy jesteś debiutantem czy profesjonalistą. Spotkanie biznesowe to zawsze stres i sytuacja w której musisz myśleć strategicznie.
1.Cel spotkania
Organizując spotkanie biznesowe musimy mieć jasno określony cel. Zapisz sobie co chcesz osiągnąć poprzez spotkanie, do kogo lub czego chcesz dotrzeć. Przybliżenie sobie mniej więcej efektu końcowego jaki chcemy osiągnąć pozwoli na jego łatwiejsze osiągnięcie. Dobrze jest określić z rozmówcą po co mamy się spotkać. Z przygotowanym partnerem rozmowa będzie o wiele bardziej konstruktywna.
2. Godzina
Czas spotkania jest ogromnie ważny. Zalecane jest ustalenie ich w okolicy końca pracy lub w pobliżu pory posiłku. Pamiętaj, że jeżeli spotkanie ma odbyć się poza naszym biurem musimy uwzględnić czas na dojechanie. Nie spóźniaj się. Punktualność to cecha na na którą patrzy każdy biznesman. Spotkanie należy rozpocząć o wyznaczonej porze. Wpływa to korzystnie na wizerunek naszej firmy oraz pokazuje szacunek do przybyłych uczestników.
3. Zadawanie pytań
Zostawianie pytań na sam koniec spotkania jest ogromnym błędem. Zwykle niepotrzebnie wydłuża to czas trwania, uczestnicy są już zmęczeni i chcą wyjść do domów co odbiera nam możliwość efektywnej dyskusji z ludźmi oraz otrzymania feedbacku. Lepiej zadawać pytania na bieżąco, co sprawi że do pewnych kwestii nie trzeba będzie już wracać.
4. Przygotowanie
Jesteś organizatorem lub uczestnikiem spotkania biznesowego? Zawsze, nie ważne w jakiej roli występujesz musisz być przygotowany. Należy zastanowić się nad ewentualnymi pytaniami publiczności, przewidzieć nieplanowane sytuacje lub wypadki, które mogą się wydarzyć. Nie może dojść do sytuacji w której nie będziemy potrafili odpowiedzieć na pytanie.
5. Dobra atmosfera
Atmosfera sztywna nie służy żadnemu spotkaniu nawet biznesowemu. Należy zadbać o luźną i przyjazną atmosferę aby uczestnicy poczuli się swobodnie i nie bali się wypowiadać lub zadawać pytań. Słuchaj aktywnie i zawsze szanuj swojego rozmówcę. Nawet jeżeli jego pytanie czy pogląd nie do końca pokrywa się z prawdą.
6. Miejsce
To jeden z najistotniejszych elementów spotkania. Spełnia ono niejedną funkcję, ale przede wszystkim jest naszą wizytówką i pierwszą rzeczą, którą ocenią uczestnicy. Pamiętajmy, że to miejsce będzie utożsamiane z naszą firmą. Ważnym jest, aby sprawdzić czy sala jest wyposażona w potrzebny i dobrej jakości sprzęt, czy jest wygodna i komfortowa.
Spotkanie biznesowe jest ważnym elementem budowania każdej marki. Rozwój firmy bez współpracy na rynku nie będzie możliwy. Wiadome jest to, że nie unikniemy każdego błędu na spotkaniu. Jednak porządne przygotowanie i zadbanie o najdrobniejsze szczegóły pozwolą na pozostawienie pozytywnego wspomnienia.
