Organizacja idealnej konferencji to trudne zadanie. O tym i innych ważnych kwestiach w rozmowie z Małgorzatą Marcińską Prezes Agencji Rozwoju Miasta S.A.
Przede wszystkim serdecznie dziękuję za chęć udzielenia wywiadu. W tym roku TAURON Arena Kraków kończy 5 lat. To okrągła rocznica i nie można zaprzeczyć, że przez ten czas hala stała się najważniejszym miejscem widowiskowym w Polsce. Czy przekłada się to na ilość wydarzeń organizowanych w ciągu roku?
Oczywiście. Wystarczy popatrzeć na kalendarz imprez TAURON Areny Kraków. Ich liczba rośnie z roku na rok. W 2018 roku w arenie odbyło się ponad 160 koncertów, meczów, turniejów, przedstawień, konferencji targów i imprez plenerowych. Rok 2019 zapowiada się równie imponująco za nami już ponad 30 wydarzeń. Ogłoszonych jest 50 kolejnych. Ogłaszane są także pierwsze wydarzenia na rok 2020.
W tym roku wystąpią m.in. Elton John, Rod Stewart, Muse, Tool, Kiss, Shawn Mendes, Ariana Grande, Enrique Iglesias, Jamiroquai, Maroon 5. Zapraszamy też na Festiwal Muzyki Filmowej, Mystic Festival, Impact Festival, na show Wędrówki z dinozaurami i oczywiście imprezy sportowe m.in. Memoriał Huberta Jerzego Wagnera i PZU Cracovia Półmaraton Królewski.
TAURON Arena Kraków kojarzona jest przez zwykłego mieszkańca Krakowa raczej z koncertami i zawodami sportowymi. Nie do końca jest to prawdą. Jakie imprezy są u Państwa organizowane?
Koncerty i imprezy sportowe są najbardziej spektakularne i przyciągają największą publiczność, z pewnością dlatego też najbardziej zapadają w pamięć. Ale rzeczywiście to tylko część wydarzeń z naszego kalendarza. Oprócz nich w arenie organizowane są konferencje, kongresy gromadzące kilkanaście tysięcy osób, targi, szkolenia, bankiety, eventy firmowe. Odrębną kategorię stanowią wydarzenia religijne – rekolekcje, spotkania z autorami książek religijnych, warsztaty, prelekcje i konferencje).
Repertuar imprez kulturalnych również jest szeroki, oprócz koncertów są to m.in. show na lodzie, pokazy cyrkowe, musicale, kabaretony i pokazy taneczne. Na terenie wokół areny organizowane są pikniki, imprezy firmowe, zloty miłośników samochodów, kino plenerowe oraz treningi sportowe.
Specjalnie z myślą o mieszkańcach organizowane są Urodziny TAURON Areny Kraków czy Wielka Lekcja Ekologii. W sezonie zimowym na parkingu podziemnym działało także Centrum Sportów Zimowych – Kraków Street Park.
Hala widowiskowa nie jest raczej kojarzona z konferencjami, a jednak w swojej ofercie macie przeznaczone do tego sale. Jakie są zalety organizowania konferencji w TAURON Arenie Kraków?
To przede wszystkim wyjątkowe miejsce, zupełnie inne niż tradycyjne lokacje konferencji takie jak centra kongresowe, czy sale w kilkugwiazdkowych hotelach. Tutaj wrażenie robi przede wszystkim ogromna przestrzeń areny, którą można w dowolny sposób aranżować. Konferencje można organizować nie tylko w specjalnie od tego przeznaczonych salach, ale w każdej innej przestrzeni areny i tak już wielokrotnie było. Kongres Muszkieterów, Kongres Życie bez Ograniczeń 2, gala sieci Rossmann w Arenie Głównej, gale takich firm jak: Shell, Dignostyka i Coca Cola w Małej Hali, do tego konferencje, szkolenia, spotkania biznesowe, pokazy, spotkania autorskie, targi organizowane w salach konferencyjnych oraz foyer na poziomach A i B areny – to tylko kilka przykładów.
Poszczególne przestrzenie możemy adaptować na cele konferencyjne w zależności od liczby uczestników. W Arenie Głównej można zorganizować event nawet dla kilkunastu tysięcy osób, w Małej Hali dla 1300 osób, w salach konferencyjnych do 200 osób, a w lożach VIP dla kilkunastu osób. Do dyspozycji najemców są również restauracje z widokiem na płytę areny. W przypadku najmu sal konferencyjnych w pakiecie jest również 200 miejsc parkingowych.
Organizatorzy mogą również skorzystać z oferty wyświetlania swoich materiałów promocyjnych na nośnikach elektronicznych na zewnątrz i wewnątrz areny. Przede wszystkim na największym w Europie ekranie LED na elewacji areny, o długości ponad pół kilometra. Do tego dochodzą również ekrany LCD na każdym z poziomów areny.
Organizacja konferencji nie jest prosta. Co według państwa jest kluczowe w tym procesie i jak się do niego przygotować? Na co zwrócić uwagę podczas uzgadniania aspektów wydarzenia i jak rozmawiać z osobami odpowiedzialnymi za obiekt, aby organizator miał 100 proc. wiedzę na jego temat?
Z punktu widzenia wynajmującego obiekt najważniejsze jest dokładne poznanie oczekiwań klientów i wyjście mu naprzeciw. To także umiejętność reagowania na bieżące potrzeby organizatorów.
Bardzo ważna jest wizytacja obiektu. Zawsze zapraszamy organizatorów na spotkanie by pokazać im możliwości i atuty TAURON Areny Kraków. Mogą wtedy właściwie ocenić, czy miejsce, które wybrali rzeczywiście odpowiada ich oczekiwaniom, czy będzie w nim można zrealizować dany event?
Wybór miejsca na konferencję i jej terminu to oczywiście dopiero początek. Po nim ustalane są szczegóły dotyczące liczby gości, potrzebnego sprzętu, wyposażenia sali, cateringu. Może się wydawać, że to oczywistości, ale to właśnie o nie trzeba dbać w pierwszej kolejności. Najlepiej przygotowana prezentacja nie zrobi wrażenia jeśli organizator zapomni powiedzieć o tym, że będzie potrzebował laptop, podobnie jak najsmaczniejsze dania z wołowiny nie zachwycą jeśli okaże się, że większość gości to wegetarianie. Im dokładniej ustali się szczegóły dotyczące eventu tym większe szanse, że w dniu wydarzenia organizatora nic nie zaskoczy.
Z naszej strony, jako wynajmującego obiekt, oferujemy wsparcie profesjonalnego i doświadczonego zespołu, który służy organizatorowi pomocą na każdym etapie przygotowywania wydarzenia.
Z jakim wyprzedzeniem trzeba u Państwa rezerwować sale konferencyjne?
Wiele zależy od charakteru i skali wydarzenia. Ważny jest również kalendarz wydarzeń organizowanych w arenie. Zdarzają się dni, w których w obiekcie odbywają się równocześnie trzy eventy w różnych lokalizacjach, a także dni w których organizacja imprezy w Arenie Głównej wyklucza możliwość realizacji wydarzeń w innym miejscu. Dlatego do każdej z rezerwacji podchodzimy indywidualnie i staramy się wspólnie z organizatorami wypracować rozwiązania najlepsze dla wszystkich stron.
Rezerwacje sal konferencyjnych przyjmowane są z wyprzedzeniem maksymalnie 2,5 miesięcznym lub krótszym. Z kolei rezerwacje Areny Głównej dokonywane są nawet z kilkunastomiesięcznym wyprzedzeniem.
Czy według Państwa istnieją stale powtarzające się i nagminne błędy popełniane przez wynajmujących sale?
Spotkania z organizatorami służą temu aby przewidzieć wyeliminować ewentualne błędy na początkowym etapie realizacji wydarzenia. Jeśli wszystko zaplanuje się z odpowiednim wyprzedzeniem, odpowiednio przydzieli obowiązki osobom odpowiedzialnym za event i nie będzie się dokonywać zmian w ostatniej chwili, z pewnością zminimalizuje się ryzyko popełnienia błędów w dniu imprezy.
