Bez prelegentów konferencja czy to naukowa czy biznesowa nie odbędzie się. To właśnie oni mają zadbać o ciekawe wykłady i przekazanie słuchaczom cennej wiedzy. Wybór prelegentów oczywiście nie może być przypadkowy.
- Stwórz listę najbardziej pożądanych prelegentów
Trudno Ci wskazać kogo konkretnie chciałbyś zaprosić na organizowaną przez siebie konferencję? Lista wymarzonych osób to dobry punkt wyjścia do ostatecznej decyzji. Listę można podzielić na kilka części:
- Prelegenci, którzy muszą się pojawić
- Prelegenci-gwiazdy
- Prelegenci z drugiego szeregu
Po stworzeniu listy przystępujemy do kolejnego kroku. Kontaktujemy się z poszczególnymi prelegentami, przedstawiamy im warunki udziału i stopniowo klaruje nam się ostateczna lista. Oczywiście wymaga to nakładu pracy. Ponadto pamiętaj o tym, aby odpowiednio wcześnie rezerwować terminy, bowiem najbardziej pożądani mają najmniej czasu.
- Płacić?
Po pierwsze duże znaczenie ma klasa naszego prelegenta. Wiadomo, że prelegent gwiazda nie wygłosi dla nas wykładu za darmo. Co więcej warto spodziewać się podania przez nich cennika. Mimo wszystko, jeżeli nasz budżet jest przygotowany a co więcej jest w stanie udźwignąć duże koszty powinniśmy pokusić się o jak największe nazwisko w branży.
Jeżeli jednak zależy nam na zmieszczeniu się w budżecie skupiamy się na prelegentach dostępnych za darmo. Zawsze znajdą się osoby mające wiedzę w jakimś temacie, które oczekują tylko zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i hotelu. Ich celem jest bowiem wypromowanie nazwiska.
Pamiętaj, że jeśli twoja impreza jest medialna i renomowana może okazać się, że znane nazwisko które jest dobrze znane wygłosi swój wykład za darmo.
- Co jeżeli nie znamy prelegenta?
Pokuszenie się o wynajęcie osoby nie znanej w środowisku to zawsze ogromne ryzyko. Ale ryzyko…czasem się opłaca. Mimo to warto je zminimalizować, a najlepiej całkiem wyeliminować. W takiej sytuacji warto poprosić naszego przyszłego prelegenta o udostepnienie nagrania jego wystąpienia – dużo osób zamieszcza takie wideo na YouTube. Oczywiście niezbędne będzie także skonfrontowanie wiedzy specjalisty z aktualnymi standardami obowiązującymi w danej branży.
Zamknięcie listy prelegentów wymaga jeszcze jednej ostatniej rzeczy mianowicie zawarcia umów z prelegentami. To forma zabezpieczenia dla obu stron. A, że lepiej chuchać na zimne nie zapomnijcie o tym!
