Przedstawiamy Wam poradnik konferencyjny. Znajdziecie tu wiele informacji, ciekawostek oraz porad doświadczonych organizatorów konferencji.
OD CZEGO ZACZĄĆ?
Na początek polecamy zapoznanie się z listą zadań każdego organizatora konferencji oraz czas na ich wykonanie. Podstawowym zadaniem każdego organizatora jest ustalenie celów i tematów konferencji, które pozwolą na dobrą organizację. Ponadto charakter imprezy, jej cel i tematyka wpływa na wybór miejsca.
zadania | termin realizacji (przed imprezą) |
komentarz |
ustalić cele przedsięwzięcia, tematy do opracowania, temat przewodni (o ile taki się przewiduje) | 6 mies. | dobrze i jasno wyznaczony cel pozwoli na dobre zarządzanie zadaniami |
ustalić wstępny budżet | 6 mies. | |
ustalić listę gości, wymienić VIP-ów | 6 mies. | jeśli goście pochodzą z różnych krajów, trzeba wziąć pod uwagę różnice kulturowe |
ustalić datę przedsięwzięcia, przygotuj alternatywne terminy | 6 mies. | należy pamiętać o świętach, innych zdarzeniach ważnych w firmie, jak również o warunkach pogodowych w tym czasie |
ustalić opłatę rejestracyjną i regulamin | 6 mies. | ważne dla imprez, w których uczestnicy mają się zgłaszać oraz wnoszą opłatę |
uaktualniać na bieżąco listę gości | – | lista powinna być zamknięta około 1 miesiąca przed imprezą |
ustalić miejsce imprezy | 4-6 mies. | warto negocjować stawki hotelowe i pakiety |
opracować założenia programowe i agendę imprezy | 4-6 mies. | |
określić liczbę potrzebnych sal konferencyjnych | 4-6 mies. | |
odwiedzić i skontrolować miejsca imprezy | 4-6 mies. | |
skontaktować się z Biurem Podróży bądź Convention Bureau | 4-6 mies. | przydatne w przypadku organizacji imprezy za granicą, uzyska się wtedy różne informacje dotyczące lokalizacji, kontaktów na miejscu |
opracować logo imprezy | 4-6 mies. | |
opracować strategię promocyjną | 4-6 mies. | |
określić terminy wysyłania powiadomień oraz relacji prasowych | 4-6 mies. | to zadanie obejmuje również przygotowanie listy mediów i kontaktów |
określić wymagania techniczne i logistyczne | 4-6 mies. | obejmuje sprzęt: od AV, nagłaśniający po bardziej specyficzne wymagania |
określić potrzeby telekomumikacyjne niezbędne podczas realizacji imprezy | 4-6 mies. | te informacje należy przekazać kierownictwu miejsca, w którym odbywa się impreza |
ustalić listę zakwaterowania | 3 mies. |
Zdjęcia dzięki: davidsonwp.com, blog.hackerearth.com
Polecane wpisy