W ciągu roku liczba odbywających się imprez targowo-konferencyjnych jest tak duża, że wybranie odpowiedniej dla nas jest niezwykle trudną sztuką. Problem wyboru właściwej imprezy często doprowadza do tego, że firmy rezygnują całkowicie z udziału w nich. Zły wybór imprezy może być bowiem bardzo kosztownym błędem.
Aby upewnić się, że warto uczestniczyć w danej imprezie, należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania:• Czy ludzie, z którymi chciałbyś się spotkać będą tam obecni?
• Czy organizatorzy będą dobrymi pośrednikami pomiędzy wystawcami a potencjalnymi klientami?
Najlepszym źródłem informacji są sami organizatorzy.
Kto uczestniczył w poprzednich edycjach danej imprezy?
Organizatorzy najczęściej informują o liczbie uczestników imprez targowych. Ale co tak właściwie oznaczają te dane? O wiele ważniejsza jest wiedza na temat, kim byli zwiedzający, niż ilu ich było.
Kim są zazwyczaj ludzie tłumnie przemierzający tereny targowe? Większość z nich to zdecydowanie menedżerowie, są to jednak również sprzedawcy, pracownicy techniczni, a nawet pracownicy fizyczni. Większość gości targowych pochodzi z niewielkich przedsiębiorstw, jednak pracowników korporacyjnych jest na targach niemal równie wielu.
W miarę możliwości spróbuj dotrzeć do charakterystyki zeszłorocznych wystawców. Jeśli nie znajdziesz potrzebnych informacji w internecie, organizatorzy na pewno udostępnią Ci potrzebne informacje dotyczące firm uczestniczących w imprezach (ich nazwę, wielkość, lokalizację, itp.).
Co zeszłoroczni uczestnicy sądzą na temat danej imprezy targowej?
Zwiedzający wiedzą najlepiej, czy dana impreza rozwija się, czy też upada. Z kolei kierownictwo powinno dysponować wizytówkami uczestników, którzy odwiedzili ich stoisko podczas imprezy. Zaleca się zatem skontaktować z około 10 uczestnikami przed udziałem w danych targach. Podczas rozmowy zadaj zwiedzającym następujące pytania: Ile czasu spędzili na terenach targowych? Czy zobaczyli to, co chcieli zobaczyć? Czy nawiązali odpowiednią liczbę kontaktów? Czy namawiali kogoś do odwiedzenia tegorocznej edycji imprezy? itp. Każda rozmowa powinna zajmować od 5 do 10 minut. Jest to bowiem minimalny czas potrzebny do zebrania istotnych danych.
W jaki sposób organizatorzy popularyzują daną imprezę?
Organizatorzy danej edycji powinni posiadać swój własny plan zgromadzenia jak największej liczby zwiedzających. Powinni równocześnie podzielić się tym planem z wystawcami.
- Czy zatem sposób, w jaki organizatorzy docierają do zwiedzających, jest odpowiedni dla Ciebie?
- Czy informacje dotyczące danej imprezy są kierowane do właściwych osób?
Większość osób dowiaduje się o danej imprezie głównie z reklamy. Potencjalny wystawca powinien zatem wiedzieć, jakiego rodzaju reklamę przewiduje organizator: czy będzie to billboard, afisz, post na facebooku itp. Przyjrzyj się dokładnie treści. Wskazuje ona bowiem na to, do kogo dana reklama jest kierowana, a tym samym, kto będzie uczestniczył w danej imprezie.
Jak organizatorzy ułatwiają dostęp zwiedzających do Ciebie?
- Czy plan targów jest czytelny?
- Czy program umożliwia zwiedzającym udział w imprezach towarzyszących, a równocześnie dokładne zwiedzenie ekspozycji?
- Czy w pobliżu targów znajduje się parking?
- Jaką żywność można dostać na terenach targowych?
Pamiętaj, że im bardziej komfortowo ludzie czują się w halach targowych, tym więcej czasu w nich spędzą.
Wydaje się, że trzeba zadać niesamowitą ilość pytań oraz sprawdzić wiele rzeczy, zanim weźmie się udział w danej imprezie targowej. Zastanawiające jest jednak, że zazwyczaj decydując się na zakup telewizora o wartości 2 tys. zł potrafimy poprosić dziesięciu sąsiadów o radę. Natomiast przy wydatkach rzędu co najmniej 50 tys. zł na targi nie pytamy zazwyczaj nikogo o zdanie.
Udział w imprezach targowych jest niezwykle ważnym elementem dla przedsiębiorstwa. Pamiętaj zatem, że jeśli już organizatorzy zadbali o odpowiednią ilość zwiedzających, należy z tego skorzystać.
