Jest wiele powodów, dla których firmy decydują się na wynajęcie stoiska targowego, zamiast na jego zakup. Zwłaszcza kiedy nadchodzą „ciężkie czasy” i nie ma perspektyw na polepszenie się sytuacji, firmy wypożyczają stoisko. Można je bowiem świetnie dopasować do obowiązujących kanonów, nie rezygnując z celów długoterminowych.
Powiesz – brzmi nieźle w teorii, ale wiele firm pojawiając się na kolejnej imprezie targowej potrzebuje nowego wizerunku stoiska, czegoś na topie. Dla wielu wyjazd na imprezę promocyjną z „obdartym”, wypożyczonym stoiskiem byłby samobójstwem. W takim wypadku większość wystawców wolałaby po prostu „zostać w domu”.
Świat wypożyczonych stoisk uległ jednak transformacji.
Dwanaście lat temu, Jim Andersen (CEO of Steelhead Production Inc.) został poproszony o zorganizowanie stoiska dla producenta wagonów kolejowych pochodzącego z Belgii. Klient potrzebował systemu wystawienniczego o naprawdę sporej powierzchni na Targi Transportu Publicznego EXPO w San Francisco. Firma nie mogła sobie pozwolić na transport stoiska wraz z ogromnej wielkości ofertą targową. Po długich poszukiwaniach, Andersen znalazł jedynie przenośny system oraz zniszczone stoiska, pochodzące z wcześniejszych imprez. W tych czasach wypożyczenie stoiska było bowiem ostatecznością.
Do chwili obecnej wiele się jednak zmieniło. Dzisiejsze wypożyczone stoiska targowe najczęściej niczym nie różnią się od stoisk nowych. Jeśli zatem patrząc na stoisko łatwo zauważyć, że zostało ono wypożyczone, tzn. że nie znaleźliśmy odpowiedniej firmy wypożyczającej. W dzisiejszych czasach firmy zajmujące się wynajmowaniem stoisk posiadają w swojej ofercie zarówno stoiska niewielkich rozmiarów, stoiska lekkie, przenośne, jak również stoiska autorskie, dopasowane do wymagań klienta.
Co wywołało zmiany w zakresie wypożyczania stoisk? Gospodarka. Nikt nie wie, co przyniesie nam kolejny rok. Dlatego właśnie teraz wypożyczanie stoisk targowych jest ekonomicznie uzasadnione. Poddając się wahaniom rynku i zmianom w trendach produktów, wiele firm przygotowuje trzymiesięczne, nie roczne plany. Wszystko to powoduje, że dzisiejsze firmy często wątpią w to, że będą mogły wykorzystać zakupione na własność stoisko w ciągu kolejnych 10, 12 imprez targowych, w których planują wziąć udział.
Wypożyczone stoisko pozwala firmom na wszelkiego rodzaju transformacje, związane ze zmianą w ofercie lub wizerunku firmy. „Dobrze wypożyczone stoisko” pozwala utrzymać im wyznaczony wcześniej kierunek rozwoju krótkookresowego, bez ponoszenia wysokich nakładów finansowych, których braki mogliby odczuwać w ciągu nawet najbliższych sześciu miesięcy.
Ta cecha jest szczególnie korzystna dla firm nowych, wchodzących na rynek, jak również dla wszelkich dot.com, ze względu na to, że najprawdopodobniej nawet w krótkim czasie firmy te będą ulegać transformacji. Wszystko zmienia się tak szybko, że jeśli firma nie inwestuje w siebie co kwartał – przegrywa. Wypożyczone stoisko pozwala jednak dopasować się do zmian powstałych na rynku, jak również do wszelkich zmian w firmie, związanych z rozszerzeniem bądź zawężeniem jej działalności.
Prześledźmy stronę finansową zarówno wypożyczonego, jak i zakupionego stoiska. Na podstawie licznych badań stwierdzono, że koszt wypożyczonego stoiska to około 35 % kosztu zakupu stoiska. Największy udział w kosztach wypożyczonego stoiska stanowią koszty wykonania grafiki (20–40 %). Jeśli zatem klient decyduje się w czasie kolejnej imprezy targowej wykorzystać tę samą grafikę, koszty wynajmu stoiska znacznie spadną. Biorąc pod uwagę te dane łatwo zauważyć, że koszt wynajęcia trzech bądź czterech stoisk równy jest kosztom zakupu stoiska na własność.
Innymi słowy, wypożyczając cztery razy stoisko targowe nasze koszty będą równać się kosztom zakupu stoiska, nie będziemy mieć jednak stoiska na piątą imprezę targową. Jeśli więc planujesz w najbliższym czasie udział w co najmniej czterech imprezach promocyjnych, zakup systemu wystawienniczego będzie niewątpliwie lepszym rozwiązaniem niż jego wypożyczenie (zwłaszcza jeśli zdecydujemy się na system z możliwością wymiany grafiki).
Oczywiście, jeśli mamy do czynienia z wyjazdami zagranicznymi, wynajęcie stoiska jest zazwyczaj lepszym rozwiązaniem niż jego zakup. W ten sposób unikniemy wszelkich opłat związanych z transportem naszego stoiska, które przy dużych odległościach są naprawdę niebotyczne. Oczywiście w przypadku bardzo ważnych, specyficznych imprez „gra jest warta świeczki” i w takim wypadku warto ponieść większe koszty, przywożąc na imprezę swoje własne, specjalnie przygotowane na daną imprezę stoisko.
Wypożyczone stoisko pozwala na odrobinę szaleństwa. Możesz zaryzykować i zaprezentować się na scenie targowej w zupełnie inny sposób, bez ponoszenia nadmiernych kosztów. Wielu wystawców postrzega wynajęcie systemów wystawienniczych jako możliwość wzbogacenia, poprawy, uzupełnienia już posiadanego przez siebie stoiska. Kilka wypożyczonych elementów może skutecznie wzbogacić nasze stoisko i nadać mu zupełnie nowy charakter. Podobnie zmiana grafiki, nowy rozkład posiadanych elementów bądź dodanie kilku nowych (takich jak na przykład pokój konferencyjny) pozwalają dopasować stoisko do nowych potrzeb, nowych klientów.
No i oczywiście, tak jak to miało zawsze miejsce, wypożyczone stoisko jest niezastąpione na imprezach promocyjnych, o których dowiedzieliśmy się w ostatniej chwili, oraz na imprezach odbywających się równolegle.
Z drugiej jednak strony, wypożyczone stoisko nie jest odpowiednie dla każdego. Oprócz wielu zalet, posiada także wiele wad. Oto kilka z nich:
- jakość i kolor – bądź ostrożny wybierając firmę wypożyczającą. Niektóre dysponują jedynie stoiskami wyblakłymi, w niezbyt dobrym stanie;
- wzór – inną wadą wypożyczonego stoiska jest to, że nie jesteś jego właścicielem. Oznacza to, że ktoś inny może wypożyczyć je na kolejną imprezę targową. Nawet jeśli zdecydujesz się na stoisko autorskie, firma wypożyczająca nadal pozostanie jego właścicielem. Zatem inna firma (nawet konkurencyjna) może z niego skorzystać, „kradnąc” równocześnie Wasz poprzedni wizerunek.
- percepcja – wiele osób nadal traktuje wynajęcie stoiska jako ostateczność. Nawet jeśli impreza się udała a stoisko wyglądało nienagannie, wciąż nie możemy przekonać menadżerów wyższego szczebla, a często nawet samych siebie do wypożyczanych stoisk. Zatem – kupić czy wypożyczyć? Decyzja należy do Ciebie…
