Powszechnie uważa się, że targi to niezwykle skuteczne narzędzie marketingowe; zwłaszcza jeśli chodzi o nawiązywanie bezpośrednich kontaktów z klientem, poszukiwanie odbiorców lub dostawców czy też spotkania z firmami konkurencyjnymi. Jednakże koszty uczestnictwa w tego typu imprezach są zazwyczaj wysokie. Aby osiągnąć jak największe korzyści z poniesionych nakładów finansowych, poświęconego czasu oraz włożonej energii, musisz mieć jasno określony cel uczestnictwa w imprezie, jak również poświęcić sporo czasu na przygotowanie się do wyjazdu.
Niezwykle ważna jest wiedza na temat wszelkich ograniczeń dotyczących imprezy targowej. Po pierwsze, produkty prezentowane w halach targowych z pewnością nie odzwierciedlają pełnej oferty firmy dostępnej na rynku. Ponadto niektóre projekty mogą być jeszcze objęte tajemnicą. Podczas gdy targi postrzegane są jako świetna okazja do przeprowadzania bezpośrednich rozmów, zarówno wystawcy, jak i kupujący są w ciągłym pośpiechu, co sprawia, że wszelkie znaczące dyskusje czy negocjacje są z pewnością utrudnione.
Te wady mogą być jednak zminimalizowane, pod warunkiem, że jesteś odpowiednio przygotowany i posiadasz podstawowe informacje na temat udziału w imprezie. Należy zatem poświęcić kilka miesięcy na przygotowania (dłuższy czas przygotowań dotyczy uczestnictwa w danej imprezie po raz pierwszy). W każdym przypadku zalecamy rozpocząć pracę nad targami na około rok przed udziałem w imprezie.
Na imprezach krajowych możesz wystawiać się na stałych zasadach, licząc na szybką sprzedaż i realizację celów krótkoterminowych. W przypadku uczestnictwa w imprezach zagranicznych (zwłaszcza w przypadku wyjazdów po raz pierwszy) należy zakładać możliwość realizacji celów ale dopiero po upływie dłuższego czasu. Warto jednak brać w nich udział choćby w celu nawiązania nowych kontaktów, zebrania wiedzy na temat rynku, jego konsumentów i produktów na nim dostępnych. Nowi eksporterzy nie wygenerują od razu wysokich przychodów ze sprzedaży, ale wrócą bogatsi o niezwykle cenne informacje, które pomogą im w rozwoju rynku i produktów.
PRZED WYJAZDEM NA TARGI
Przeanalizuj listę dostępnych w danej branży imprez. Wybierz te, które najbardziej Ci odpowiadają, a następnie skonsultuj się z organizatorami w celu uzyskania materiałów informacyjnych: katalogów, list wystawców, uczestników, kosztów. Zadaj jak najwięcej pytań. Spróbuj dowiedzieć się, które imprezy targowe zaliczają się do tych, w których przedstawiciele Twojej branży niemalże muszą brać udział. Wśród sporej grupy imprez znajdują się bowiem także takie, w których warto dodatkowo wziąć udział, ze względu na prezentowane grupy towarowe.
Twoje analizy powinny obejmować liczne obszary:
Publiczność: Do kogo kierowane są targi? Czy impreza otwarta jest dla szerokiej publiczności, czy też jedynie dla specjalistów? Czy wystawcy zagraniczni poszukują wyłącznie krajowych odbiorców, zaś krajowi zagranicznych?
Statystyki: Ile osób uczestniczyło w targach podczas ich ostatniej edycji. Jak duża była to impreza? Ilu wystawców wzięło w niej udział? Jaka była powierzchnia wystawiennicza? Jaki był stosunek wystawców zagranicznych do wystawców krajowych?
Specyfikacja: Jaką grupę reprezentowali główni wystawcy? Jaki jest zakres tematyczny imprezy? Od ilu lat odbywa się dana impreza? Jak często jest organizowana? Czy zawsze odbywa się w tym samym miejscu, czy też następuje zmiana lokalizacji? Jaki jest koszt udziału w imprezie? Czy targom towarzyszą imprezy typu konferencje, seminaria, warsztaty, treningi, wystawy etc. Jaka jest cena powierzchni wystawienniczej?
Przed wyjazdem postaraj się skontaktować z kimś, kto brał udział w poprzedniej edycji danej imprezy. W ten sposób możesz zdobyć cenne wskazówki, ogólne informacje, a także niezwykle wartościowe wrażenia z udziału w imprezie.
Dokonaj wszelkich rezerwacji na długo przed wyjazdem na imprezę. Postaraj się o jak najlepszą lokalizację kwatery, hotelu (nie zapominając, że im lepsza lokalizacja, tym wyższe ceny). Nawet jeśli impreza odbywa się w wielkich miastach, nie możesz zakładać, że poruszanie się po nich będzie proste. Spory ruch w czasie targów (głównie w godzinach otwarcia oraz zamknięcia) będzie niewątpliwie ogromnie uciążliwy. Z kolei w niewielkich miasteczkach może wystąpić problem z zakwaterowaniem, jak również podobnie z przemieszczaniem się z powodu zbyt dużego ruchu.
W przypadku imprez zagranicznych, zapoznaj się z przepisami dotyczącymi importu produktów które chcesz zaprezentować na targach. Zastanów się, czy będziesz potrzebował na stoisku tłumacza, bądź czy koniecznym będzie skorzystanie z usług biura tłumaczeń w celu przygotowania niektórych dokumentów.
Pracując nad wszelkiego rodzaju materiałami reklamowymi (broszury, katalogi etc.) pamiętaj o różnicach językowych. Zastanów się, czy warto część z nich oddać do tłumaczenia. Pomyśl także o dwujęzycznych wizytówkach. Nie zapomnij umieścić na nich nazwy kraju oraz pełnego numeru telefonu (wraz z międzynarodowym kierunkowym). Postaraj się zdobyć jak najwięcej szczegółów na temat zwiedzających: jakie państwa będą reprezentować? Jeśli Swoją ofertę kierujesz do przedstawicieli konkretnego kraju, postaraj się o materiały reklamowe w ich języku.
Dostosuj swoją reklamę oraz prezentację produktu do oczekiwań klientów. Najważniejsze elementy postaraj się zaakcentować. Rozważ reklamę w prasie rozprowadzanej w czasie trwania imprezy.
Jeśli uważasz, że będziesz potrzebował salę konferencyjną, nie zapomnij dokonać rezerwacji na długo przed wyjazdem.
Skontaktuj się z tymi, z którymi chciałbyś spotkać się w hali targowej. Zaplanuj spotkania.
Zapoznaj się ze szczegółami imprezy (godziny, hale targowe, stoiska etc.). Przestudiuj schemat imprez towarzyszących a następnie wybierz te, które szczególnie Cię interesują.
Przeprowadź szkolenie wśród personelu: rozwiń świadomość na temat prezentowanych produktów, sprzedaży, szczegóły dotyczące sposobu kontaktowania się z klientem jak również zdobywania cennych informacji. Stwórz schemat pracy dla personelu targowego.
Określ liczbę:
- rozmów, które należałoby przeprowadzić,
- ulotek i katalogów, które wypadałoby rozdać
- prezentacji, które warto przeprowadzić na stoisku,
- szkoleń, konferencji, etc. w których musisz wziąć udział.
Zaplanuj prezentację produktu na stoisku bardzo ostrożnie pamiętając, że masz zaledwie kilka sekund na to, aby przyciągnąć uwagę zwiedzającego. Nie zapominaj jednak o hałasie panującym w hali targowej i sztucznym świetle w niej stosowanym, które mogą być dużym utrudnieniem do jej przeprowadzenia. W przypadku prezentacji multimedialnych zadbaj o wystarczająco dużo wolnej przestrzeni na stoisku. Przygotuj sprzęt niezbędny do przeprowadzenia prezentacji (nie zapomnij wymaganym przez dany sprzęt napięciu prądu).
Zadbaj o lokalizację stoiska w jak najbardziej obleganym przez zwiedzających miejscu.
Jeśli decydujesz się na banery reklamowe, używaj ostrych, wyrazistych kolorów. Skup się na produkcie i jego zaletach. Materiały promocyjne oraz ulotki umieść nieco głębiej na stoisku, aby zwiedzający w celu dotarcia do nich musiał wejść na teren stoiska.
