Rozmawiają:
Łukasz Sowa – Dyrektor Zarządzający Exactus sp. jawna
oraz
Jacek Kisiała – stoisko.pl
JK: Wirtualne targi jeszcze rok temu mogły być postrzegane jako przedsięwzięcie zgoła abstrakcyjne. Dziś w czasach pandemii, lockdown’u, zdalnej pracy, ograniczonych możliwości podróżowania stały się często jedyną sposobnością do kontaktu partnerów handlowych. Exactus jest organizatorem pierwszych w Polsce wirtualnych targów stomatologicznych: VDE by CEDE. Jak narodziła się myśl organizacji takich targów?
ŁS: Pomysł organizacji wirtualnych targów stomatologicznych analizowaliśmy już trzy lata temu, ale ostatecznie uznaliśmy, że może być jeszcze za wcześnie dla takich projektów w branży. Co ciekawe, rozważaliśmy ofertę tego samego dostawcy, z którego korzystamy dziś, czyli Vfairs. Pewnie dlatego, w tym roku, decyzję podjęliśmy błyskawicznie. Nie ma co ukrywać, że wizja kryzysu branży stomatologicznej w wyniku lockdown i roszady w terminach wystaw organizowanych przez konkurencję były fundamentalne. Warte podkreślenia jest to, że decyzję podjęliśmy w ekspresowym tempie (przełom marca i kwietnia) i jak się szybko okazało w ostatniej chwili. Firmy dostarczające platformy do wirtualnych eventów, w czasie pandemii COVID-19, szybko wypełniły swoje kalendarze zleceń. Zależało nam na terminie jesiennym, bo równolegle tradycyjne CEDE przełożyliśmy na grudzień, nie było czasu na długi proces decyzyjny.
JK: Byłbym wdzięczny za przybliżenie głównych podobieństw i różnic w przygotowaniu się wystawców do targów wirtualnych i tradycyjnych.
ŁS: Uważam, że wszystko zaczyna się w głowie. Nie można jedynie chcieć dopasować dostępnych rozwiązań IT do projektu, to za mało. Rzecz jasna wirtualność rodzi wiele ograniczeń, ale naszym celem było zrobienie wydarzenia, które maksymalnie przypomina rzeczywiste. Szybko odrzuciliśmy więc propozycje dostawców platform, które były jedynie hubem linków czy opisów firm. To nie są wirtualne targi, tylko wirtualne katalogi. Nam zależało na rozwiązaniu pozwalającym na interakcje. Nie wyobrażam sobie wirtualnego eventu bez możliwości bezpośrednich połączeń na stoiskach czy brak funkcji zadawania pytań ekspertom podczas webinarów Dla nas to było minimum i na tym skupiliśmy się w pierwszej fazie przygotowań. Na główne pytanie odpowiem przewrotnie – różnic jest niewiele, ale wszystko jest inne. Ogólny schemat wirtualnego CEDE w zasadzie niewiele różni się od tego co znamy z realu. Jest powierzchnia, którą należy wycenić i sprzedać. Program edukacyjny tworzy się w zasadzie tak samo. Ale pamiętajmy, że pracujemy na zupełnie nowym rozwiązaniu, którego nie ma w świadomości ani budżetach wystawców, nie znają go potencjalni zwiedzający. Ogrom czasu zajmuje przygotowanie bazy pod kontakty handlowe. W tym przypadku same słowa niewiele dają, potrzebne są obrazy: filmy, tutoriale, instrukcje wideo. Dopiero obrazy otwierają oczy na nowe możliwości. Równie istotnym jest poznanie możliwości technologicznych platformy, z której korzystamy. Pojemność pawilonów, rodzaje stoisk, rodzaje opcji na stoiskach, katalogi produktów, wyszukiwarki – to aspekty, które są bliskie organizatorom klasycznych wystaw. W świecie wirtualnym wygląda to wszystko inaczej. Trzeba wiele cierpliwości do tej materii. Team Exactus spisał się w tej kwestii świetnie.
JK:… Czy mógłby Pan porównać VCEDE2020/CEDE2019 ?
ŁS: Na porównanie przyjdzie czas po 25 października, bo formalnie wtedy zakończy się VCEDE. Zwracam uwagę, że wirtualne CEDE podzielone jest na dwie części: na żywo – z pełnią interakcji: 24-26 września i on demand – kolejny miesiąc. Absolutnie nie kończymy i nie rozliczamy wydarzenia 26 września wieczorem. Z liczb, które możemy podać jesteśmy zadowoleni. Mamy 59 wystawców i ponad 30 projektów edukacyjnych: webinarów i debat. Pozyskaliśmy ciekawych partnerów instytucjonalnych w tym Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości czy Enterprise European Network. Wśród naszych klientów jest wiele uznanych na świecie firm. Pewnie byłoby ich jeszcze więcej, gdybyśmy mieli więcej czasu na przygotowania. Główną sprzedaż prowadziliśmy w okresie letnim, co było dość sporym utrudnieniem.
JK: Jakie wymogi należy spełnić, aby móc uczestniczyć w VCEDE jako gość targowy?
ŁS: Nie pobieramy opłat, wystarczy sama rejestracja. Dotyczy to zarówno profesjonalistów, jak i pacjentów, dla których przygotowaliśmy ciekawą ofertę edukacyjną. Wierzymy w moc profilaktyki, chcemy, aby do gabinetów stomatologicznych trafiali świadomi pacjenci. Choć wykracza to poza standardowe zadania organizatorów dbamy również o aspekt społeczny wydarzenia.
JK:… Zwykle targi to możliwość kontaktu oferenta i klienta, uczestnictwa w konferencjach tematycznych. Jak to będzie na VCEDE?
ŁS: Tak jak wspominałem, dla zwiedzających VCEDE przygotowaliśmy ponad 30 projektów edukacyjnych. W większości są to webinary firmowe. Mamy również sześć unikalnych tematycznie debat eksperckich. I tutaj udało nam się pozyskać bardzo ciekawych i ważnych Partnerów, w tym: Światową Federację Dentystyczną FDI, Polskie Towarzystwo Stomatologiczne, portal Znany Lekarz czy Instytut Praw Pacjenta i Edukacji Zdrowotnej. Udział we wszystkich projektach jest bezpłatny.
JK:… Pandemia kiedyś się skończy, jakie widzi Pan miejsce targów wirtualnych w przyszłości?
ŁS: Na dzień przed rozpoczęciem VCEDE nie mamy wątpliwości, że podjęliśmy dobrą, aczkolwiek bardzo ryzykowną decyzję. Nie mamy matrycy, do której można się odnieść. W trakcie przygotowań byliśmy pytani o potencjalne liczby, frekwencję etc. Trudno było odpowiedzieć na to pytanie. Nikt wcześniej w Polsce nie robił targów stomatologicznych online. Niewiele firm na świecie zrobiło to wcześniej z takim rozmachem. Osobiście, wyobrażam sobie krajobraz branżowy z takim projektem. Jesteśmy przekonani, że nowoczesna stomatologia, a za taką uważa się polska, potrzebuje nowoczesnego wydarzenia branżowego. Dużo więcej będziemy wiedzieć po zakończeniu VCEDE, ale widzimy duży potencjał takiej formuły. Nie podlega żadnym restrykcjom epidemiologicznym, nie wymaga podróży, generuje zdecydowanie mniejsze koszty dla wystawców, właściwie żadne dla zwiedzających. Z pewnością należy rozwijać kolejne możliwości wirtualnych platform. W naszej branży karierę robi sformułowanie „event hybrydowy”. Jako organizator z 29 letnim doświadczeniem nie chcemy rezygnować z korzeni, ale nie zamierzamy rezygnować ze świata wirtualnego. Sądzę, że to przyszłość każdej branży.
JK:… Państwa pionierski projekt wystawienniczy bez wątpienia śledzą inni organizatorzy imprez targowych. Mając Wasze doświadczenia, jakie przesłanie chciałby im pan przekazać?
ŁS: Przede wszystkim, że możemy im pomóc w organizacji podobnych wydarzeń. Wszystkich zachęcamy do wzięcia udziału w VCEDE, przeklikania dostępnych opcji, a następnie kontaktu z nami. Być może wiele z kwestii, które omówiłem wydają się rzeczywiste, ale proszę mi wierzyć, za przygotowaniami do wirtualnych targów stoi ogrom pracy wielu ludzi.
JK: Dziękuję za rozmowę i do zobaczenia na targach!
ŁS: Dziękuję, pozdrawiam wszystkich czytelników portalu www.stoisko.pl i zapraszam na www.vcede.pl
