Stało się, podjęliście decyzje organzujemy konferencję. Jesteście debiutantami na tej płaszczyźnie i wszystkie kwestie z tym związane są dla was czarną magią. Zanim zabierzecie się do wprowadzania swojego planu w życie trzeba usiąść i zastanowić się jak zaplanować budżet.
Plan budżetowy jest najważniejszym elementem organizacji takiego wydarzenia, żeby przypadkiem nie stracić na konferencji. Chociaż wydaje się to dość proste, nie do końca takie proste jest. Zazwyczaj budżet narzucony jest przez zwierzchników, więc osoba odpowiedzialna za niego nie może przekroczyć określonego limitu. Z tego względu należy określić koszty stałe i zmienne. Regularnie trzeba również dokonywać przeglądu wydatków, aby mieć pełną kontrolę nad kosztami.
Koszty stałe
Pod nazwą koszty stałe znajdziemy takie kwestie jak produkcja, wynajem, przygotowanie sali oraz wydatki na prelegentów. Warto zaznaczyć, że koszty produkcji mogą ulec zmianie wraz ze zmianą pomysłów. Mimo to traktujemy ją jako koszt stały. Wydatki poniesione w związku z wymienionymi wyżej kwestiami szacuje się na 35% całego budżetu.
Sala konferencyjna
Zanim zostanie zarezerwowana należy uzgodnić co wliczone jest w cenę. W centrach często są centrach konferencyjnych wartozwrócić uwagę na opłaty za wodę, elektryczność, parking, szatnie, wynajem krzeseł czy ochronę. W hotelach zazwyczaj to wszystko wchodzi w cenę. Organizator powinien porównać stawki w przeliczeniu na delegata i przeanalizować potrzeby. Pamiętajmy, że przy rezerwacji zawsze płacimy zaliczkę.
Obsługa i logistyka
Korzystając z firmy zewnętrznej, zajmującej się logistyką koszt ulegnie zmianie od chwili zlecenia, chyba że zmieni się liczba delegatów. Jeśli pomoc ogranicza się jedynie do rejestracji warto zatrudnić taką firmę na 4-5 godzin zamiast na cały dzień.
Zespół techniczny
Ekipa montażowa, osoby odpowiedzialne za transport, demontaż, oświetlenie, dźwięk.
Reklama
Plakaty, ogłoszenia. reklama zarówno papierowa jak i w telewizji/radiu, zaproszenia
Projekcja
Projektory, monitory, ekrany, lasery, przełączniki
Obsługa przemawiających
Produkcja slajdów, obrazów, tekstu prelekcji, szkolenia mówców, plansze,długopisy
Dźwięk
Głośniki, mikrofony, prawa do odtwarzania muzyki, okablowanie, odtwarzacze
Oświetlenie
projektowanie, wynajem sprzętu i instalacja, transport i demontaż
Scena
Podesty, kurtyna, meble, dywany, dekoracje, schody, projektowanie, pulpity
Usługi dodatkowe
Usługi niezależne od ilości uczestników. To w głównej mierze wydatki na parking, ochrona, usługi sekretarskie czy prowizja dla tłumacza. Trzeba umieścić je w kosztorysie, aby mieć pełny obraz wydatków
Koszty zmienne
Koszty zmienne są zależne od liczby uczestników. Dlatego już na samym początku trzeba wstępnie określić liczbę osób. Do takich kosztów zaliczamy: wydatki na jedzenie, napoje, materiały konferencyjne, dekoracje stołów, a w przypadku kilkudniowego wydarzenia nocleg dla gości. Koszty zmienne to 50 % budżetu.
Koszty awaryjne
Organizator musi wziąć pod uwagę koszty awaryjne. Są to m.in dodatkowe wydatki na napoje, wyżywienie czy nadgodziny dla obsługi. Koszty te pozostają poza kontrolą dlatego właśnie organizator nie jest w stanie do końca ich przewidzieć. Koszty awaryjne powinny stanowić 15% całego budżetu.
Jak widać planowanie budżetu nie jest łatwym zadaniem, jednak niezbędnym do organizacji takie wydarzenia. Pamiętajmy, że bez tego nasza impreza z pewnością nie będzie rentowna, a to oznacza straty dla organizatora.
Źródło: http://www.e-konferencje.pl/artykul/jak-zaplanowac-budzet-konferencji/1458/
