Udział w imprezie targowej to zazwyczaj kosztowne przedsięwzięcie. W łatwy sposób można jednak zminimalizować koszty uczestnictwa – wystarczy tylko, że zastosujesz się do kilku prostych zasad, które przedstawiamy poniżej! Dzięki nim odwiedzisz tyle imprez, ile planowałeś, uszczuplając zawartość portfela w mniejszym stopniu niż dotychczas!
1. Zaplanuj wszystko bardzo dokładnie
Zanim zaczniesz przygotowywać się do jednej, konkretnej imprezy targowej, powinieneś prześledzić całoroczny plan udziału w targach. W przypadku wielokrotnego uczestnictwa warto rozważyć możliwość zakupu modularnych systemów wystawienniczych. Tego typu stoiska targowe mogą być bowiem dopasowywane do różnych powierzchni targowych, a także kilkakrotnie używane (w całości lub w częściach).
2. Rozważ możliwość wystawienia się wspólnie z innymi podmiotami na jednym stoisku targowym
Wspólne stoisko to doskonałe rozwiązanie dla małych firm oraz dla tych przedsiębiorców, które po raz pierwszy pojawiają się na scenie targowej. To prosty sposób na znaczne ograniczenie kosztów przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu uczestnictwa.
3. Sprawdź ofertę firmy przygotowującej stoisko
Niektóre firmy oferują cały pakiet usług. Ich oferta obejmuje nie tylko samo stoisko, ale także całe jego wyposażenie. Korzystanie z usług takich firm jest świetnym sposobem na pełną kontrolę kosztów.
4. Nakreśl wstępny budżet
Zastanów się, jakie cele uczestnictwa w targach dotyczą Twojej firmy, a następnie ustal zadanie niezbędne do osiągnięcia tych celów, jak również wszystkie koszty z tym związane. To pomoże Ci określić wstępny i jednocześnie minimalny budżet udziału w imprezie. Musisz jednak wziąć pod uwagę wszystkie dodatkowe pozycje wiążące się z wydatkami. Ustalając wstępny budżet staraj się raczej zwiększać niż zmniejszać wartości wszelkich pozycji finansowych. Najlepiej na koniec dodać jeszcze 10% do przewidywanych kosztów.
5. Kontroluj wszystkie wydatki
Prowadź na bieżąco zapis wszystkich wydatków (łącznie z tymi, które nie zostały uwzględnione we wstępnym budżecie). Ważny jest także zapis przyczyn przekroczenia zakładanych wydatków. Taki system ułatwia planowanie budżetu podczas przygotowywania się do kolejnych targów.
6. Nie zapominaj o ostatecznych terminach
Późne zamówienia oraz dokonywanie opłat w ostatniej chwili często związane jest z opłatami dodatkowymi. W tym przypadku sprawdza się zasada: im wcześniej tym lepiej!
7. Pamiętaj, że udział w imprezach targowych to nie tylko stoisko
Większość wystawców przeznacza ponad 70% swojego budżetu targowego na samo stoisko. Jednakże nawet bardzo dobrze zaprojektowane stoisko targowe nie jest w stanie zapewnić sukcesu. Planując udział w targach musisz wziąć pod uwagę także takie elementy, jak: promocja firmy i jej oferty, sposób przyciągnięcia klientów na stoisko (a co się z tym wiąże – odpowiednie szkolenie personelu targowego), jak również wszelkie po-targowe przedsięwzięcia, dzięki którym kontakty nawiązane w czasie imprezy zamieniane są na sprzedaż. Bądź realistą od samego początku rozmów przeprowadzanych z projektantami stoisk, a dotyczących prawdopodobnych kosztów zabudowy targowej. Powinni oni bardzo dobrze znać Twoje wymagania. Pamiętaj również o tym, że im większa powierzchnia wystawiennicza, tym więcej personelu musi znajdować się na stoisku, co jednocześnie podwyższa koszty zakwaterowania, utrzymania oraz podróży.
8. Wybierz solidną firmę wystawienniczą
Jeśli decydujesz się na typowe stoisko targowe, wybierz firmę o korzystnej ofercie, ale posiadającą dobrą renomę. O poziom świadczonych przez daną firmę usług najlepiej zapytać jej wcześniejszych bądź obecnych klientów.
9. Przedstaw swój budżet na samym początku
Już na samym początku rozmów firma wystawiennicza powinna znać Twój budżet targowy. Inaczej przygotowania do imprezy mogą zmienić się w ciągłą walkę o cenę.
10. Omiń etap zlecania projektu osobnemu podmiotowi
Zamiast korzystać z usług firmy projektowej, udaj się bezpośrednio do firmy wystawienniczej. Będzie to niewątpliwie o wiele bardziej ekonomiczne rozwiązanie dla firm z ograniczonym budżetem targowym, a zainteresowanych zazwyczaj modularnym sposobem zabudowy targowej. Firmy wystawiennicze oferują zazwyczaj darmowe konsultacje związane z projektem stoiska.
11. Poświęć chwilę na znalezienie taniego miejsca zakwaterowania
Dziś dobrze spędzone kilkadziesiąt minut w internecie może zaoszczędzić setki złotych. Na kilka tygodni przed wyjazdem zrób gruntowny „research” dotyczący zakwaterowania w mieście targowym. Możesz skorzystać np. z zakwaterowania w prywatnych kwaterach, co jest bardzo korzystne w przypadku większej liczby osób biorących udział w targach. Często znaczne obniżki zawierają też oferty agencji turystycznych i biur podróży. Pamiętaj, że czas może działać na Twoją niekorzyść; im wcześniej zaczniesz poszukiwania, tym większe będzie prawdopodobieństwo znalezienia korzystnej oferty w pobliżu terenów targowych.
12. Bądź oszczędny w rozdawaniu katalogów informacyjnych
Kolorowe broszury sporo kosztują. Dlatego też nie zostawiaj droższych katalogów w miejscach dostępnych dla wszystkich zwiedzających. Najlepiej przygotować dodatkowe, zwięzłe, jednostronicowe broszury dla szerszej publiczności targowej. Droższe katalogi należy rozdawać jedynie tym najbardziej zainteresowanym, po zakończeniu obiecującej rozmowy biznesowej.
Zdjęcia dzięki: Westfalenhallen GmbH/Foto: Anja Cord, cdn2.hubspot.net
