Większość z nas jest wzrokowcami – najłatwiej poruszyć naszą wyobraźnię przy pomocy obrazu. Jak tego dokonać opowiada Urszula Tajak-Rogozińska z agencji Visual Art Event.
1. Zacznijmy od prezentacji w czasie targów. Wiele firm montuje na swoich stoiskach monitory LCD i wyświetla na nich multimedialne prezentacje, jednak w większości przypadków budzą one średnie zainteresowanie zwiedzających. Na czym najlepiej wyświetlać prezentację, by skutecznie przyciągała wzrok i jak ją przygotować, by wzbudziła zainteresowanie potencjalnych klientów ?
Samo użycie ekranów plazmowych czy ekranów z projektorami nie wystarczy. Najważniejszy jest pomysł na stoisko i kreatywne wykorzystanie dostępnych na rynku urządzeń. Nasza firma w kontakcie z klientem zawsze stara się przedstawić kilka pomysłów i zaproponować ciekawą aranżację z użyciem multimediów. Wszystko po to, by nadać stoisku wyjątkowych walorów estetycznych na miarę budżetu Klienta.
Demonstracja produktów/oferty Klienta powinna odbywać się w dynamiczny, nowoczesny sposób i tu pojawia się kwestia przygotowania prezentacji multimedialnej. Należy pamiętać, że prezentacja powinna zawierać niezbędne informacje przedstawione w ciekawy dla odbiorcy sposób. Ponoć nic tak nie działa na pewne grupy odbiorców jak czerwone usta i blond włosy. Żywe barwy i kontrasty to elementy, na których pominięcie nie można sobie pozwolić. Pamiętajmy, że targowi goście oczekują od nas nowości a 80% populacji jest wzrokowcami!
Obok BARW ważnym element efektywnego przekazu jest RUCH. To nierozłączny element całej zabawy. Efektowny, dynamiczny i płynny ruch – zawsze towarzyszy udanym imprezom.
Kolejnym aspektem jest WIELKOŚĆ – im większe powierzchnie ekranowe tym lepsza widoczność. Widzieć więcej to przeżyć więcej. Widzieć wyraźniej – to być bogatszym w szczegóły. Tutaj osobiście polecam ekrany plazmowe 103 cale, których możliwości doceniło wąskie grono wystawców.
Dodatkowym atutem jest INTERAKTYWNOŚĆ, czyli promowanie własnego wizerunku poprzez organizowanie pokazu handlowego wraz z realizacją kamerową i zaproszenie potencjalnych Klientów do uczestnictwa w naszym pokazie.
Przy organizacji stoiska targowego nie zapominajmy o tzw. „grze świateł”. Odpowiednie oświetlenie idące w parze z profesjonalnym obrazem nada stoisku odpowiedniego klimatu i charakteru.
”
Oczywiście – na początek pogrupujmy je, a następnie postaram się scharakteryzować poszczególne opcje;
[ze względu na obszerność materiału, charakterystyka poszczególnych rozwiązań została rozłożona na oddzielne artykuły i będzie publikowana stopniowo w ramach cyklu „Zostań Ekspertem” – przyp. red.]
3. Wyobraźmy sobie, że przychodzi do Pani pracownik działu marketingu z firmy X i mówi, że potrzebuje zorganizować konferencję, w czasie, której zostanie zaprezentowany najnowszy produkt z ich oferty. Nie wie gdzie, nie wie jak – wie za to, że ma być spektakularnie i z pomysłem. I co dalej? Jakie podstawowe informacje potrzebują Państwo wydobyć z naszego małomównego klienta, by zaproponować przykładowe rozwiązanie?
Hmm… podejście do klienta powinno być przede wszystkim indywidualne…
Zanim przystąpię do współpracy z klientem, przeprowadzam z nim konsultację, w czasie, której poznaję bliżej jego produkt, firmę oraz sposób, w jaki komunikuje się z otoczeniem. By bliżej poznać klienta staram się poznać sposób, w jaki on sam siebie postrzega, czego potrzebuje. Dążę również do tego by poznać, jaką ma ogólnie pozycję na rynku, jaka jest jego konkurencja i jakie stawia przed sobą cele. Następnie prowadzę analizę na podstawie wiedzy, zdobytej w wyżej opisany sposób.
Każdy klient to inna historia, inne przeżycia, doświadczenia, inne potrzeby. Mam, więc indywidualne podejście do każdego klienta, staram się zaobserwować, co na danym poziomie jest firmie potrzebne.
W tym celu, wspólnie z klientem opracowujemy projekt eventu, dobieramy odpowiednie miejsce, opracowujemy scenariusz i dobieramy technikę sceniczną. Wszystko zgodnie z potrzebami i kryteriami klienta. Istotne są zamierzenia i cele, potem trzeba nadać temu formę: specyfika miejsca, wizualizacje, część artystyczna, odpowiednio dobrana muzyka, zespół… a wszystko w ten sposób skonstruowane aby bohaterem imprezy był produkt lub firma … wszystko w zależności od celów Klienta.
Pierwsze spotkanie to sama konsultacja. To pierwsze spotkanie jest po to, by dobrze poznać Klienta i dowiedzieć się jakie są dalsze ramy współpracy, oraz by wspólnie poszukać sposobów i kierunków takich, by zrealizować postawione przez Klienta cele. Czasem okazuje się że cele nie były wcześniej sprecyzowane, a czasem że są dobitne. To wszystko należy poukładać i sprecyzować w czasie konsultacji zanim przystąpi się do konkretnej pracy. Konkretna praca odbywa się dopiero w czasie drugiego spotkania. Na tym etapie wiemy już czego możemy od siebie oczekiwać. Klient i agencja. Każde następne spotkania to już krótsze konsultacje praktyczne doskonalenie rozpoczętego dzieła w oparciu o niezbędne procedury.
A jeśli chodzi o spektakularność i pomysł to „sky is the limit” oczywiście przy odrobinie rozsądku i ostrożności:)
”
4. Na koniec spróbujmy wspólnie stworzyć dekalog udanego eventu. I. Planuj działania racjonalnie.
II.Przewiduj nieprzewidywalne.
III.Staraj się korygować swoje przypuszczenia.
IV.Korzystaj z doświadczeń innych członków zespołu lub agencji eventowej.
V. Rozplanuj koszty –nie zaniżaj, nie zawyżaj kosztów i zachowaj notatki z tworzenia budżetu.
VI.Nie planuj na ostatnią chwilę – nie zorganizujesz udanego eventu w 2 godziny.
VII. Ustalaj wszystko na piśmie – ustalenia typu: „było mówione” mogą narazić Cię na niepotrzebny stres i koszty.
VIII.Pamiętaj: agencja eventowa to zespół utalentowanych profesjonalistów, ale nie cudotwórców – nie zamontują ekranu 4×4 w sali wysokości 2,5 metra; nie zmieszczą dodatkowych 100 krzeseł w pomieszczeniu na 50 osób i nie wyczarują w ciągu 5 minut dodatkowych 30 metrów kabla….;-)
Hmmm… Chyba nie wyszedł nam dekalog:))) ale myślę, że te 8 przykazań powinno uchronić naszych czytelników od popełnienia elementarnej gafy. Dziękuję za rozmowę, A.S.
Na nasze pytania odpowiedziała: Urszula Tajak-Rogozińska – producent eventów, Visual Art Event: www.visualart.com.pl
