Konferencje często pozbawione charakteru komercyjnego są okazją do spotkania się z gronem specjalistów z branży, wymiany doświadczeń czy nawiązania kontaktów. Otoczenie w jakim się odbywają niejednokrotnie ma decydujący wpływ na atmosferę kuluarowych rozmów. Powodzenie przedsięwzięcia oraz zadowolenie uczestników zależy od wielu czynników, ale bardzo ważną rolę odgrywa miejsce gdzie odbywa się konferencja.Konferencje często pozbawione charakteru komercyjnego są okazją do spotkania się z gronem specjalistów z branży, wymiany doświadczeń czy nawiązania kontaktów. Otoczenie w jakim się odbywają niejednokrotnie ma decydujący wpływ na atmosferę kuluarowych rozmów. Powodzenie przedsięwzięcia oraz zadowolenie uczestników zależy od wielu czynników, ale bardzo ważną rolę odgrywa miejsce gdzie odbywa się konferencja.
Na co należy zwrócić uwagę i czym się kierować przy wyborze ośrodka konferencyjnego? Na jakie warunki można liczyć, czego należy wymagać?
Te i wiele innych pytań pojawiają się podczas próby organizacji spotkania, zjazdu, konferencji.
Organizowanie konferencji dla Klientów jest zjawiskiem postrzeganym bardzo pozytywnie w środowisku ogólnie pojętego biznesu, ponieważ świadczy o firmie jako instytucji dbającej o utrzymanie i podsycanie kontaktów z Klientami, a co za tym idzie, wykreowanie marki idealnego partnera w biznesie.
Jak wybrać odpowiednie miejsce na konferencję?
Często przedsiębiorstwa decydują się na organizowanie spotkań i konferencji w miejscach, które z założenia powinny zostać zapamiętane przez uczestników. Z tego względu w ofercie na rynku usług konferencyjnych pojawia się różnorodność obiektów, które można zakwalifikować jako miejsce organizacji konferencji:
• hotele;
• ośrodki konferencyjno-szkoleniowe;
• domy wczasowe;
• muzea;
• hale sportowe;
• aule na uczelniach;
• sale wystawowe;
• obiekty sportowe;
• zabytkowe dworki;
Od kilku lat obserwujemy w Polsce wzrost sektora usług konferencyjnych, czego skutkiem jest rozwój bazy ośrodków konferencyjnych. Obserwujemy zatem wiele przedsięwzięć modernizacyjnych i inwestycyjnych, dzięki którym rośnie liczba nowych sal konferencyjnych, a personel hoteli i ośrodków szkoleniowych uczy się zasad obsługi grup konferencyjnych.
Faktem jest, że powodzenie przedsięwzięcia nie tkwi tylko w ośrodku, w którym zorganizowane jest spotkanie, ale na pewno w dużej mierze może przyczynić się do tego sukcesu. Bo nawet najlepiej przygotowane od strony merytorycznej spotkanie pozostawi złe wrażenie, jeśli miejsce będzie źle zaaranżowane od strony technicznej i organizacyjnej.
Jak więc dokonać właściwego wyboru? Organizowane konferencje są elementem budowy właściwego image, świadczą o firmie i jej stosunku do klientów, partnerów w biznesie, dlatego ważny jest standard ośrodka. Wybieramy hotel, który ma ustaloną renomę, znaną markę, nazwę, który daję gwarancje wysokiej jakości. Nie wskazane jest wybierać hotel bez wcześniejszego sprawdzenia jego standardu i wyposażenia, gdyż może on stać się przyczyną fiaska naszego przedsięwzięcia.
O czym warto pamiętać podczas organizacji konferencji?
musimy pamiętać o dopilnowaniu formalności związanych z rezerwacją ośrodka, nieumyślne zapomnienie o nich może zakończyć się anulowaniem rezerwacji;
jeżeli wyjazd organizowany jest przy współpracy z firmami szkoleniowymi, to powinniśmy skorzystać z ich doświadczenia;
musimy pamiętać również o tym by bardzo klarownie sformułować oczekiwania związane z wyposażeniem sali konferencyjnej oraz pokoi z których będą korzystać uczestnicy;
dla ogólnej atmosfery zajęć duże znaczenie ma sprawny i uprzejmy personel obiektu.
Na co musimy zwrócić uwagę?
Wybierając ośrodek konferencyjny zwróćmy więc uwagę na poszczególne elementy:
• standard obiektu i jego otoczenie;
• zaplecze konferencyjne – jakość sali szkoleniowej (możliwość zaciemnienia sali, oświetlenie, klimatyzacja, meble, wyposażenie w sprzęt konferencyjny) możliwość i jakość obsługi cateringowej;
• dbałość o szczegółową informację dla klienta;
• zakwaterowanie – podstawowym warunkiem zrealizowania imprezy jest przede wszystkim to, czy hotel dysponuje interesującą nas liczbą wolnych pokoi
• położenie hotelu – aby umożliwić uczestnikom szybki i łatwy dojazd do obiektu
Pamiętajmy o tym, że podstawą sprawnej realizacji imprezy jest dobrze sporządzona umowa z hotelem, dlatego w umowie musimy precyzyjnie określić:
-zakres i rodzaj usług realizowanych przez hotel;
-ceny;
-tryb zamówienia i potwierdzenie;
-możliwość zmiany ceny;
-tryb i formę zaliczki oraz dopłaty;
-zakres odpowiedzialności hotelu;
-możliwość wycofania się z zobowiązania w stosunku do hotelu;
-rodzaj i wielkość kar umownych za nie wywiązanie się z umowy obu stron.
Tylko w pełni profesjonalne przygotowany ośrodek konferencyjny może być gwarancją udanego przedsięwzięcia.
Sukces naszego przedsięwzięcia zależy w dużej mierze od nas samych, ponieważ do nas należą decyzje gdzie zorganizujemy prestiżowe spotkanie, które pozostanie w świadomości naszych Klientów i partnerów jako udane przedsięwzięcie.
Katarzyna Gontarczyk
Public Relations,
Manager w Hotelu Sheraton w Warszawie
Tekst pochodzi z materiałów z konferencji:
TRADE SHOW 2001 EUREKA Training Centre
