Ile czasu przed imprezą powinniśmy się zgłosić do firmy wystawienniczej, aby zdążyć z organizacją stoiska na czas odpowiada Michał Balcer, account manager z firmy Extend Vision.”
Niedawno wróciłeś z Kolonii, gdzie organizowałeś stoisko dla jednego z polskich wystawców. Zacznijmy od tego, jaki jest deadline – na ile przed targami należy zgłosić się do firmy wystawienniczej, aby zdążyć na czas i oszczędzić obu stronom niepotrzebnego stresu?
Michał Balcer: Warto zgłosić się do firmy wystawienniczej gdy tylko otrzymamy lokalizację stoiska. To 3, czasem 4 miesiące przed targami. Taki czas pozwala spokojnie przygotować projekt stoiska zarówno od strony funkcjonalnej i estetycznej, jak i umożliwia przygotowanie odpowiedniej dokumentacji. Organizatorzy targów a także obiekty targowe (pamiętajmy, że to nie zawsze ta sama instytucja) wymagają jej doręczenia co najmniej na miesiąc przed targami i warto je faktycznie w takim czasie wysłać – organizatorzy są bowiem często ostatnim filtrem wychwytującym jakieś ryzyko związane z realizacją stoiska (np. czy będzie możliwe podłączenie przyłącza wody w zaplanowanym miejscu czy też podwieszenie bannerów, światła).
Czy zdarzyła Ci się realizacja, w której ten czas okazał się ekstremalnie krótki? Czym ryzykuje klient w takiej sytuacji?
MB: Oczywiście, działanie pod presją czasu jest w ogóle domeną dzisiejszego życia więc trudno jej uniknąć i taka sytuacja spotkała mnie parokrotnie. Nie powiem nic odkrywczego: po prostu coś może umknąć. Przygotowanie stoiska do realizacji to bardzo złożony proces i jedno pociąga drugie. Czasem pośpiech ukradnie nam literkę na planszy którą wytniemy z folii i sprawa jest załatwiona. Gdy jednak czas nie pozwoli na sprawdzenie lokalizacji (bo np. dostaniemy dokładny metraż ale nie wiemy o rurach klimatyzacyjnych wiszących nad nią) przeróbka elementów konstrukcyjnych na miejscu montażu kosztuje sporo pracy i nerwów. Na szczęście takie sytuacje to rzadkość, na początku powstawania rynku konferencyjnego w Polsce niedokładne plany były zmorą, teraz są sporadyczne i nie dotyczą profesjonalnych centrów targowych – tu można liczyć na rzetelność.
Ostatnio pisaliśmy o wystawcy, którego stoisko nie dotarło na czas z powodu sztormu. Przysłowie głosi, że „przezorny, zawsze ubezpieczony”. Czy takiej sytuacji można uniknąć? Organizując klientowi stoisko, masz przygotowany awaryjny „plan B”?
MB: Klęski żywiołowe trudno zaplanować więc w takim przypadku nawet plan B nie uratuje nas przed problemami. Na pewno jednak warto zastanowić się, gdzie w całym procesie przygotowania i montażu stoiska targowego mogą powstać punkty zapalne. Przykładem są grafiki – czasem warto zabrać zapasowy komplet na wypadek uszkodzenia, niż drukować go o wiele drożej i w zdenerwowaniu w drukarni np. w Bazylei, bo akurat tam budujemy tym razem.
No właśnie, czytelnicy często zadają nam pytanie czy wysyłać firmę z Polski i płacić krocie za spedycję czy szukać firmy na miejscu i ją znaleźć. Twój ostatni klient nie miał wątpliwości i wybrał polską firmę. Jakie są zalety takiego rozwiązania i czy faktyczne spedycja z Polski jest tak kosztowna?
MB: Spedycja z Polski nie jest wcale tak kosztowna jak się to wielu osobom wydaje. To mit, przecież firma montażowa np. w Niemczech niekoniecznie jest w mieście w którym odbywają się targi i też wysyła ludzi zapewniając im diety, hotele i transport. Ustalenie szczegółów z rzetelnym partnerem w Polsce pozwala na bardziej dokładne przygotowanie występu na targach i jest to zdecydowanie korzystniejszym finansowo rozwiązaniem – Polacy są po prostu bardzo konkurencyjni cenowo. Mówię tu głównie o stoiskach w Europie, w przypadku innych kontynentów oprócz odległości, która wpływa na koszty transportu, wchodzą jeszcze w grę różnice kulturowe. W takiej sytuacji one bardziej decydują o przebiegu rozmów i finalnym efekcie.
Dziękujemy za odpowiedź.
————————————————————————————————————————————————–
