Jak sprawnie przeprowadzić konferencję prasową? Co zrobić, żeby jak najwięcej dziennikarzy zaszczyciło naszą konferencję jak największą uwagą? Dlaczego warto zainwestować w obrus na stoliki i poczęstunek? O tym i o wielu innych tajnikach związanych z konferencjami prasowymi w pierwszej części dzisiejszego artykułu.
Ważne wydarzenie
Na początku musimy się zastanowić, czy mamy po co zwoływać konferencję prasową. Jeśli mamy coś ważnego do zakomunikowania opinii publicznej, towarzyszy temu jakieś istotne wydarzenie, wprowadzamy nową linię produktów i ambasadorem marki zostaje kolejny celebryta, to owszem – możemy zwołać konferencję. Jeśli jednak jest to mało istotne wydarzenie, które nie zainteresuje szerszego grona odbiorców, a tym bardziej nie zmusi dziennikarzy do wyjścia z ich redakcji, to nie warto narażać się na dodatkowe koszty i obecność dwóch dziennikarzy z lokalnych gazet.
Konferencja, jeśli już jest zwoływana z konkretnego powodu, niesie za sobą same plusy, zarówno dla organizatorów, jak i dziennikarzy. Ci pierwsi, dzięki zorganizowaniu spotkania z dziennikarzami podnoszą rangę wydarzenia. Natomiast dziennikarze otrzymują równy dostęp do informacji (np. dotyczących działalności firmy), a także są wprowadzeni w kontekst wydarzenia. Co ważniejsze, żaden dziennikarz nie napisze, że konferencja była nieciekawa albo nudna; jedyne czym ryzykuje firma, jeśli nie sprosta oczekiwaniom mediów, to to, że nie pojawią się na kolejnej konferencji.
Czas, miejsce i długość
Ustalając datę konferencji należy zwrócić uwagę, czy w tym samym czasie nie ma jakiegoś konkurencyjnego wydarzenia, które także przykuje uwagę dziennikarzy. Podobnie, nie organizujemy konferencji podczas weekendu. Wyjątkiem są tutaj bardzo ważne wydarzenia, które muszą się odbyć właśnie w sobotę bądź w niedzielę. Czas konferencji, należy wybrać również z rozwagą, najlepiej celować w środek dnia 11.00-14.00.
Bardzo ważne jest, żeby nie rozwlekać tematów na spotkaniu dla mediów. Wszystko, nawet najbardziej skomplikowane treści, da się przedstawić w 15 minut, w skondensowanej formie. Później oczywiście zawsze jest jeszcze czas na pytania od dziennikarzy, jeśli coś bardzo ich zainteresuje, a po samej konferencji indywidualne wypowiedzi. Dziennikarze muszą także otrzymać teczki prasowe, w których można zamieścić już szerzej opisane zagadnienie.
Co do wyboru miejsca samej konferencji, możemy przeprowadzić ją albo we własnej siedzibie albo w wynajętej sali. Zarówno pierwsza, jak i druga opcja ma swoje zalety. Jeśli chodzi o organizację konferencji w siedzibie swojej firmy, daje to przede wszystkim większą pewność siebie przeprowadzających konferencję. Również dostępność dodatkowych materiałów konferencyjnych jest pewniejsza przy wyborze własnej siedziby. Przy okazji konferencji jest też możliwość zaprezentowania firmy, jeśli wybierzemy tę opcję.
Wynajęta sala także niesie za sobą pewne możliwości. Przede wszystkim, gdy wybiera się salę, to taką, która jest znana mediom, jest wyposażona w potrzebny do konferencji sprzęt i zazwyczaj prezentuje pewną estetykę. Najczęściej można dobrać odpowiednią salę co do wielkości: ani za dużą ani za małą. Jeśli sala jest za duża, a wiemy, że konferencja będzie raczej kameralna, garstka dziennikarzy w takiej sali nie będzie dobrze wyglądać. Może spowodować wrażanie braku zainteresowania konferencją i porażką. Z drugiej strony, jeśli sala jest zbyt mała, można ryzykować tym, że dziennikarze nie zmieszczą się w niej.
Ustawienie miejsc
Równie istotna jest aranżacja ustawienia stołów w sali konferencyjnej. W najważniejszym miejscu powinni być ustawieni gospodarze. Dobrze jest mieć przygotowane logo na wielkoformatowym wydruku umieszczone za plecami organizatorów konferencji lub można tam też rozstawić ekran do projektora. Co ważne, nigdy nie wolno rozmieszczać miejsc dla organizatorów na tle okna, wtedy zdjęcia robione podczas konferencji z pewnością nie wyjdą. Podobnie wygląda sytuacja, jeśli chodzi o położenie obrusu na stole. Jest to mały szczegół, ale pozwoli nam na przykład ukryć drżenie nóg spowodowane znalezieniem się w stresującej sytuacji, jaką jest konferencja prasowa.
Warto też pomyśleć o logicznym usadzeniu dziennikarzy telewizyjnych czy radiowych. Poniżej prezentujemy przykładowy układ rozstawienia siedzeń podczas konferencji prasowej.
Z poczęstunkiem czy bez?
Problematyczną kwestią może się zdawać też poczęstunek dla dziennikarzy. Czy pisać w informacji prasowej, że będzie poczęstunek, czy nie? Może to zostać odebrane, jako jawne przekupstwo dziennikarza i wywołać konflikt z obowiązkami dziennikarza. Można zastanowić się nad tym, żeby ogłaszać tego typu informacje na początku konferencji, że po zakończeniu organizatorzy zapraszają na poczęstunek. Oczywiście, należy także zapewnić coś do picia na stołach, żeby podczas konferencji nie było z tym problemu zarówno dla organizatorów jak i dziennikarzy, a jednocześnie żeby nie rozpraszać tym uczestników. A przede wszystkim należy pamiętać o tym, że poczęstunek musi być adekwatny do sytuacji finansowej organizatorów.