O powyższą kwestię zapytaliśmy Bożenę Papierkowską-Bielutin, tłumacza przysięgłego języka rosyjskiego, z ponad 20-letnim stażem pracy na Wschodzie.”
Sposób, w jaki prowadzi się rozmowy biznesowe, jest specyficzny dla danego kraju. Co powinien wiedzieć nasz rodzimy przedsiębiorca, przed przystąpieniem do negocjacji z biznesmenem zza wschodniej granicy?
Na rozmowy należy przybyć punktualnie (choć strona przeciwna często się spóźnia). Każda rozmowa biznesowa powinna być uprzednio wcześniej uzgodniona. Terminy radzę zawsze potwierdzić pisemnie i telefonicznie (ostatni raz w przeddzień spotkania – potwierdzić swój przyjazd i uzgodnić techniczną stronę wizyty).
W zależności od rangi instytucji – szczególnie za pierwszym razem – obowiązują bardziej formalne relacje i elegancki strój. Należy się przywitać poprzez zwykłe podanie dłoni i jednocześnie wyraźnie przedstawić się. Zawsze mile widziane jest wymienienie się wizytówkami. Przed rozpoczęciem rozmowy Rosjanie lubią zdawkowe rozmowy o pogodzie i o tym jak minęła podroż.
W trakcie rozmowy należy czuć się pewnie. Nie należy unosić się, jeśli rozmowy nie idą po naszej myśli. Spokojnie kontynuować swoje wypowiedzi i tezy, biorąc pod uwagę zdanie strony przeciwnej. Aby w ten sposób prowadzić rozmowy, należy się do nich dobrze przygotować. Niefortunne wypowiedzi stron można próbować zbyć dowcipem. Rosjanie lubią, gdy w czasie spotkania sporządza się konspekty z prowadzonych rozmów. Można też na ich zakończenie zaproponować napisanie protokołu z rozmowy i wspólnie zaparafować go.
W trakcie ewentualnego poczęstunku (kawa, herbata, słodycze,soki, kieliszek koniaku) lub pod koniec spotkania, dobrze jest wręczyć drobne upominki (kalendarze, notatniki, długopisy) i materiały reklamowe. Jeśli rozmowy prowadzone są w niedużej firmie, lub na stoisku w trakcie wystawy,tj. w warunkach bardziej kameralnych, to można sobie pozwolić na pewien luz, ale generalnie radziłabym tego nie nadużywać.
Porozmawiajmy o savoir-vivre, czyli o tym co powinniśmy, a czego absolutnie robić nam nie wolno?
Powinniśmy odnosić się z szacunkiem do rozmówcy, nie podnosić głosu, nie przerywać w trakcie wypowiedzi strony przeciwnej. Starajmy się zrozumieć stanowisko rozmówcy, ale jednocześnie musimy umieć twardo bronić swojego zdania i być w tym przekonywujący.
Nie wolno zmieniać terminów rozmów (jest to dopuszczalne w wyjątkowych sytuacjach).
Przy pierwszym kontakcie, należy zwracać się do siebie per „Pan/Pani” (do Rosjan najlepiej poprzez imię i „otczestwo”) i nie wolno się spoufalać. Na kolejnej, którejś tam z rzędu rewizycie można wejść na wyższy stopień zażyłości i wymienić się fotografiami dzieci.
Ważny szczegół: nie powinno się żądać od partnerów zaopatrzenia nas w ich środki transportu.
Co jest dobrze widziane, a co może spowodować obrazę i zerwanie rozmów?
Mile widziana jest propozycja rewizyty w Polsce w celu kontynuacji rozmowy ( jeśli to ma cel) i ciekawe zorganizowanie programu tej wizyty (zaproszenie na obiad, do teatru, zwiedzanie miasta, itp.).
Niedotrzymywanie terminów spotkań, ustalonych zadań, krętactwo, itp. powoduje utratę zaufania, a co za tym idzie, partner zaczyna odnosić się do nas lekceważąco. Zarozumiałość i nieprzejednane stanowisko (brak umiejętności dyskusji) mogą prowadzić do zerwania rozmów.
Na co należy zwrócić szczególną uwagę w czasie tworzenia poszczególnych punktów kontraktu? Znajomy biznesmen stwierdził kiedyś, że Rosjanie mają tendencję do niejasnych sformułowań, które dają później szerokie pole do interpretacji, czy to prawda?
Przykładowy kontrakt musi być przygotowany przez nas wcześniej. Wtedy łatwiej jest dyskutować nad poszczególnymi jego punktami. W trakcie rozmów można nanosić konkretne zmiany – wtedy mamy pewność, ze niczego nie pominiemy. Faktycznie, wszystkie sformułowania kontraktu musza być jasne i przejrzyste. Wtedy nie ma możliwości innych interpretacji (Rosjanie faktycznie lubią lawirować). Należy zwrócić uwagę na punkt dotyczący dotrzymywania terminów płatności i egzekwowania ewentualnych kar umownych wynikających z opóźnień płatności, który musi być konkretnie sprecyzowany.
Musimy tez być przygotowani na to, ze w ostatniej chwili (były przypadki, że nawet już po podpisaniu kontraktu) Rosjanie mogą wycofać się z kontraktu. Jednakże nie powinno nas to zniechęcać do współpracy z innymi firmami i instytucjami.
W jakim języku prowadzić rozmowy? Niezbędna jest znajomość rosyjskiego, bądź obecność tłumacza, czy możemy liczyć na to, że uda nam się porozumieć się i dobić targu w języku angielskim?
Rozmowy należy prowadzić w języku rosyjskim, w ostateczności z tłumaczem. Nie możemy liczyć na to, ze uda nam się porozumieć i dobić targu w języku angielskim. Generalnie przyjęte jest, ze językiem handlowym z Rosją jest język rosyjski.
Dziękujemy za rozmowę.
