Jerzy Dymek,Redaktor Naczelny „Świat Kongresów i Targów” Prezes ELECT Business Service & Travel V-prezes Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce””
Jaki obiekt konferencyjny poleciłby Pan, aby konferencja była konferencją, a nie bankietem i targami próżności?
Centrum konferencyjne. Nie ma idealnego miejsca na konferencję. Znalezienie tego najbliższego ideałowi jest kwestią kompromisu. Aby dokonać wyboru trzeba odpowiedzieć sobie na pytania; jaki jest cel konferencji, przypomnieć sobie charakterystykę delegatów, podjąć decyzję jakie cechy centrum konferencyjne musi mieć a jakie powinno, odrzucić te miejsca które nie spełniają naszych warunków, zdecydować o rodzaju obiektu – tak aby pasował do profilu naszej imprezy, przygotować i rozesłać ankietę przetargową do wybranych miejsc, porównać otrzymane oferty i zawęzić listę do odpowiadających nam obiektów, wystąpić do wybranych o materiały informacyjne i wolne terminy, porównać wyposażenie z listą niezbędnych elementów, zdecydować o lokalizacji, uzyskać referencje dotyczące wybranych obiektów, odwiedzić wybrane miejsce i rozpocząć pierwszą turę negocjacji, dokonać wstępnego wyboru, spotkać się ponownie w wybranym miejscu (druga tura negocjacji) oraz potwierdzić ostatecznie nasz wybór.
Jak wiemy, liczba odbywających się konferencji w Polsce jest bardzo duża. Jak zatem wybrać (znaleźć) tą właściwą dla nas?
Dobór imprezy – ta decyzja należy do Pana/Pani. Aby wybrać tą właściwą trzeba dać sobie odpowiedź – jakie korzyści przyniesie NAM udział w niej. Uważnie przeczytać program, charakterystyki zawodowe głównych prelegentów – czy są specjalistami w dziedzinach, które reprezentują, jakie mają doświadczenie zawodowe. Jakie środowisko jest reprezentowane na konferencji (możliwość nawiązania ciekawych kontaktów). Organizator konferencji – jego doświadczenie zawodowe, patronaty organizacji i stowarzyszeń branżowych związanych z konferencją. Materiały pokonferencyjne gwarantowane przez organizatora dla uczestnika. Odpłatność od uczestnika – akceptowalna w zależności od rangi konferencji i oczywiście przez naszego szefa.
Co sprzyja dobrej organizacji imprezy typu konferencja/kongres?
Przez ostatnie lata liczba centrów konferencyjnych na świecie, a także w Polsce ogromnie wzrosła. Niżej wymieniam źródła które pomogą w wyborze najodpowiedniejszego miejsca:
– drukowane przewodniki po centrach konferencyjnych (np. edycja 2002/2003 „Konferencje w Polsce”);
– Biura podróży ze specjalizacją organizacja konferencji. Można rozpatrzyć wariant zlecenia im organizacji imprezy. PCO ( Professional Conference Organiser) nie dolicza dodatkowych kosztów za swoje usługi dla zleceniodawcy – jego wynagrodzeniem są upusty i rabaty od dostawców usług z którymi ciągle współpracuje – jednostkowy zleceniodawca ich nie otrzyma. Nam w tym przypadku pozostaje tylko kontrola;
– Stowarzyszenia przemysłu konferencyjnego (np. nasze rodzime „Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce);
– Internet (skarbnica informacji – w przeglądarce wpisać „konferencja”, „kongres” – a potem czytać , czytać…… w wynikach;
– Biura i organizacje obsługi i promocji ruchu turystycznego (w Polsce – Polska organizacja Turystyczna i jej Biuro Konferencji i Kongresów);
– Czasopisma fachowe;
– Przewodniki hotelowe;
– Targi (np. targi Obiektów i Usług Konferencyjno-szkoleniowych , najbliższa edycja Warszawa listopad 2002).
”
Jak najlepiej dotrzeć do potencjalnych uczestników konferencji?
Gdy szef mówi „Chcę by Pan/Pani zorganizowała konferencję” to przed przystąpieniem do działań trzeba zdobyć niezbędne informacje. Oto kilka przykładowych pytań które należy mu zadać;
– czyja to konferencja, komu należy składać, kto jest odpowiedzialny za ostateczne decyzje, jaki cel ma impreza, terminy, czy są wymogi lokalizacyjne, kto finansuje imprezę, jaki jest jej budżet, uczestnicy i skąd przyjadą, ile przewiduje się uczestników, czy taka impreza już się odbywała, a jeżeli tak to gdzie, czy konferencji będzie towarzyszyła wystawa, program turystyczno rekreacyjny dla uczestników i osób towarzyszących, jaka będzie formuła i czas trwania.
Każdy członek zespołu organizacyjnego konferencji, każda firma współpracująca będzie potrzebowała podstawowych informacji o imprezie. Dlatego też potrzebne będą materiały omawiające imprezę. Powinny się w nich znaleźć takie informacje jak; nazwa imprezy, nazwa organizatora, nazwa firmy na zlecenie której impreza jest organizowana (adresy, telefony osoby kontaktowe ), cel imprezy, określenie założeń programowych, termin i czas jej trwania, maksymalna i minimalna liczba (uczestników, osób towarzyszących, personelu, gości), proponowana lokalizacja, czynniki wpływające na budżet, zarys programu.
Szanowny Panie. Firma, którą reprezentuję od kilku lat zastanawia się nad sensem udziału w imprezach targowych. Co by Pan powiedział, aby przekonać nas do wzięcia udziału w targach?
Szanowny/a Panie/i
W pytaniu poruszone jest kilka tematów na które postaram się efektywnie odpowiedzieć. Nie posiadam wiedzy jaką branżę państwo reprezentujecie co też jest bardzo ważne przy podejmowaniu decyzji. Stare przysłowie ludowe mówi „aby poznać smak potrawy trzeba ją spożyć” i tak jest także w przypadku targów. Sugeruję uczestnictwo – po analizie miejsca targów, doświadczenia organizatora, która jest to edycja targów, przeanalizować wystawców z branży z poprzednich edycji, ilość odwiedzających targi. Własne stoisko trzeba zaprojektować tak aby przyciągało uwagę zwiedzających – efekt powinien być. Jak przygotować się do targów – takie informacje dla tych „co pierwszy raz” można znaleźć właśnie w tym portalu internetowym.
Ostatnio zauważa się spadek ilości imprez targowych w naszym kraju. Co według Pana jest tego przyczyną?
Tak jest spadek ilości imprez targowych – nie dotyczy on tylko Polski, ale przykładowo takiego potentata targowego jak Niemcy. Targi są barometrem gospodarki – a jak ona wygląda, Państwo wiecie z codziennych komunikatów prasowych. Podstawowe informacje o sytuacji na rynku targowym zostały zaprezentowane w „Świat Kongresów i Targów” nr 7-8/2002 na podstawie raportu Polskiej Korporacji Targowej. Zapraszam do lektury.
