O tym, co należy wziąć pod uwagę wybierając miejsce organizacji konferencji i jakie wymagania musi spełniać taki obiekt opowiada Jacek Piasta, Dyrektor Best Western Hotel Piast w Krakowie.”
Jakie warunki musi spełniać obiekt aby można było organizować w nim rożnego rodzaju konferencje?
Przede wszystkim musi spełniać oczekiwania uczestników oraz wymogi formalne.
W obiekcie powinny znajdować się wszystkie pomieszczenia potencjalnie potrzebne uczestnikom:
- sale wielofunkcyjne
- szatnie
- toalety
- zaplecze gastronomiczne
- parking
- powierzchnie magazynowe
- możliwość wprowadzenia do obiektu (hol, sala) dużych gabarytowo obiektów (samochód, dekoracje)
- nowoczesne, szybkie łącza telekomunikacyjne
Sale wielofunkcyjne powinny mieć wentylację mechaniczną lub klimatyzację (zależnie od standardu). W sali nie powinno być słupów konstrukcyjnych ani innych elementów trwałych, ograniczających swobodę aranżacji i widoczność na sali. Dobrze jest gdy sala ma światło dzienne (okna lub świetliki) oczywiście z możliwością pełnego zaciemnienia. Sale z nagłośnieniem niezależnym, z możliwością miksowania stref, wyposażone w łącza ISDN w tym S0, z zabezpieczonym przydziałem mocy. Kolorystyka i aranżacja sali powinna być neutralna i pozytywna w odbiorze. Wyposażenie sal powinno obejmować system do prezentacji audiowizualnych. Możliwe powinny być różne typy aranżacji sal, co wiąże się z posiadaniem kilku rodzajów stołów.
Szatnia powinna być obliczona na maksymalną pojemność obiektu. Zespół sanitarno-higieniczny powinien mieć nie mniej niż jeden punkt (WC + umywalka) na 20 osób ( w toalecie męskiej dodatkowo 1 pisuar na każde 20 osób).
Zaplecze gastronomiczne powinno gwarantować sprawną obsługę przerw kawowych oraz umożliwiać podanie ciepłych posiłków (mała kuchnia, pozwalająca na wydanie posiłków przygotowanych przez zewnętrzną firmę kateringową).
Powyższe to jedynie podstawowe warunki. Każdy obiekt to indywidualny projekt wymagający szczegółowych opracować. Jeżeli mam pomóc proponuję kontakt: yatzeek@wp.pl
Czy nie uważa Pan, że liczba hoteli o wysokim standardzie w Polsce jest zbyt duża w porównaniu z liczbą hoteli o standardzie umiarkowanym, a tym samym o umiarkowanej cenie?
Standard umiarkowany to pojęcie bardzo pojemne przez co nieprecyzyjne. Dla jednych hotelem o takim standardzie będzie hotel trzygwiazdkowy, dla innych obiekt mający 1 gwiazdkę to już wysoki standard. Zakładają, że standard umiarkowany to 1, 2 gwiazdki odpowiedź brzmi: nie. To hoteli o standardzie turystycznym, jedno-, dwugwiazdkowych jest zdecydowanie za mało. To efekt popytu rynkowego. Ostatnie 12 lat to ekspansja firm zagranicznych na rynek Polski. W świecie obiekty trzygwiazdkowe to najpopularniejsza kategoria o umiarkowanych zazwyczaj cenach i satysfakcjonującym standardzie dla … ludzi biznesu. W Polsce ewidentnie brakuje tanich hoteli mających jedną, dwie gwiazdki. Dwugwiazdkowy IBIS, relatywnie drogi dla przeciętnego polskiego turysty – wiosny nie czyni.
Co sadzi Pan o wyborze miejsca konferencji? Czy według Pana lepiej organizować tego typu imprezy w znanych hotelach w centrach dużych miast czy może w zacisznych ośrodkach?
Podstawowym kryterium wyboru miejsca organizacji konferencji jest cel jaki przyświeca organizatorowi. Miejsce jest konsekwencją realizacji tego celu. W przypadku większości imprez cel konferencji jest zbieżny z celem jaki chce osiągnąć organizator. Aczkolwiek wcale nierzadkie są wyjątki, gdy np. głównym celem organizatora konferencji jest ostentacyjna prezentacja znakomitej kondycji finansowej firmy i osiągniętego sukcesu. Wtedy w przytłaczającej większości przypadków miejscem konferencji będzie luksusowy, prestiżowy i nieprzyzwoicie drogi hotel w stolicy, a tytuł konferencji ma drugorzędne znaczenie.
Generalnie – ośrodki 'zaciszne’ mają jedną, cenną dla organizatora przewagę. Uczestnikom spotkania trudno jest niepostrzeżenie wymknąć się z konferencji. Bo i po co? Natomiast na konferencjach organizowanych w centrach dużych miast pewien (czasami znaczny) odsetek uczestników ma przypadłość 'znikania’ po pierwszej przerwie kawowej i podpisaniu listy obecności. Poza tym w obu miejscach można znakomicie organizować zarówno części formalne jak i nieformalne każdego spotkania. Rzecz w tym jaki cel przyświeca organizatorowi.
”
Czy uważa Pan, że liczba budowanych w Polsce hoteli jest współmierna do potrzeb.
Na Polskim rynku usług hotelarskich jest miejsce dla jeszcze wielu hoteli. Mapa Polski jest pokryta hotelami bardzo nierównomiernie. Są miasta takie jak Wrocław czy Warszawa, gdzie liczba hoteli sprawia iż możemy mówić o rynku konkurencyjnym. W wielu miastach trudno jednak w dalszym ciągu znaleźć 'porządny’ hotel. Zresztą nawet w miastach takich jak Wrocław czy Warszawa brakuje hoteli jedno- czy dwugwiazdkowych.
W najbliższych latach rynek hoteli będzie się dywersyfikował. Wyspecjalizowanie w obsłudze określonych kategorii gości spowoduje, że w niektórych kategoriach konkurencja doprowadzi do upadku najsłabszych, w innych kategoriach nastąpi boom tworzenia i otwierania nowych obiektów.
Co należy wziąć pod uwagę wybierając miejsce organizacji konferencji?
Podstawowym kryterium wyboru miejsca organizacji konferencji jest cel jaki przyświeca organizatorowi. Miejsce jest konsekwencją realizacji tego celu. W przypadku większości imprez cel konferencji jest zbieżny z celem jaki chce osiągnąć organizator. Aczkolwiek wcale nierzadkie są wyjątki, gdy np. głównym celem organizatora konferencji jest ostentacyjna prezentacja znakomitej kondycji finansowej firmy i osiągniętego sukcesu. Wtedy w przytłaczającej większości przypadków miejscem konferencji będzie luksusowy, prestiżowy i nieprzyzwoicie drogi hotel w stolicy, a tytuł konferencji ma drugorzędne znaczenie.
Generalnie – ośrodki 'zaciszne’ mają jedną, cenną dla organizatora przewagę. Uczestnikom spotkania trudno jest niepostrzeżenie wymknąć się z konferencji. Bo i po co? Natomiast na konferencjach organizowanych w centrach dużych miast pewien (czasami znaczny) odsetek uczestników ma przypadłość 'znikania’ po pierwszej przerwie kawowej i podpisaniu listy obecności. Poza tym w obu miejscach można znakomicie organizować zarówno części formalne jak i nieformalne każdego spotkania. Rzecz w tym jaki cel przyświeca organizatorowi.
