Wydajesz fortunę na zorganizowanie super-imprezy, zamówienie bogatych dekoracji, telebimy, nagłośnienie, światło a także przyrządzenie pysznych potraw… a w trakcie następuje awaria prądu a impreza finalnie się nie udaje.
Zespół techników może być autorem sukcesu lub porażki twojej imprezy. Firmy zajmujące się audio-wizualną obsługą imprez bardzo często podkreślają fakt, że organizatorzy imprezy nie przekazują wszystkich informacji niezbędnych dla zespołu technicznego, aby ten mógł wykonać swoją pracę tak jak tego oczekują. Jak uniknąć takich wpadek?
1. Nie miej tajemnic
Sprzęt i technicy nie zadziałają sprawnie, jeśli organizator zatai pewne informacje. Agencje boją się, że ktoś ukradnie im pomysł. Prawda jest jednak taka, że im więcej informacji posiadamy, tym lepiej wykonamy pracę i tym lepszą cenę możemy zaoferować. Firmy zajmujące się techniczną obsługą imprez z reguły nie są agencjami, zajmują się swoją działką, która jest dość rozbudowana i skomplikowana.
Niebezpieczeństwo związane z tym, że organizatorzy chcą osiągnąć efekt zaskoczenia w trakcie imprezy sprowadza się do tego, że mogą zaskoczyć nie tych ludzi co trzeba. Fajnie jest zaskoczyć klienta, ale nie zaskakuj swojego dostawcy. Wywołasz katastrofę, jeśli o użyciu confetti poinformujesz wszystkich z wyjątkiem kelnerów.
Za przykład weźmy ekskluzywną imprezę dobroczynną, jaka odbyła się niedawno w Warszawie. Klient wynajął kilku niezależnych podwykonawców i zupełnie nie skoordynował ich działań. Na miejscu okazało się, że są agregaty, brak jednak okablowania które miała dostarczyć firma od światła – tyle że nikt ich o tym nie uprzedził. Oczywiście wszyscy się zarzekali że „było mówione” ale jak zwykle nikt nie pofatygował się podsumować tych ustaleń pisemnie. Skutek był taki, że w wieczór przyjęcia zarówno agencja jak i klient był totalnie wyczerpany poświęcając na przygotowania wiele dodatkowych godzin, za które musiał też dodatkowo zapłacić.
2. Zaangażuj podwykonawców odpowiednio wcześniej
Im szybciej wchodzimy do gry, tym lepiej. Naszym klientom pomagamy w wyborze technologii zastosowania sprzętu (nie zawsze najdroższej), budowaniu programu, zarządzaniu obrazem, prezentacjami i wszystkim w kwestii oprawy widowiska oraz późniejszej produkcji filmu z tego wydarzenia – wszystko w celu zapewnienia spójnego i wyraźnego przekazu. Dla przykładu na ostatnim zjeździe menadżerów Grupy TP użyto 32 plazmy zgrupowane w 3 niezależne podsystemy, duży telebim o powierzchni prawie 30m2, wszystko było przymocowane do konstrukcji oświetleniowych. Zaplanowanie takiej instalacji często wymaga współpracy nie tylko pomiędzy agencją a „nami”, ale także pomiędzy pozostałymi dostawcami – konstrukcje mają określoną nośność, 5 plazm waży prawie 200 kg a to już jest istotna informacja dla oświetleniowców czy i gdzie możemy je zamocować.
Niejednokrotnie się zdarzało, że klienci na ślepo zamawiali u nas ekran o wymiarach 4x3m choć pomieszczenie miało wysokość 2,6m, jakież było zdziwienie podczas instalacji. W końcu wyposażyliśmy się w ekrany ramowe gdzie w ciągu 5 minut możemy zmienić wielkość ekranu na mniejszy lub większy, bez konieczności podróżowania do magazynu.
Rozpoczęcie prac związanych z imprezą odpowiednio wcześniej oznacza, że grupa techników może przygotowywać najbardziej efektowny program. W ten sposób zdążymy „odrobić pracę domową”. Uznajemy, że punktem wyjściowym jest praca na podstawie rysunków koncepcyjnych i w oparciu o wiedzę wyniesioną ze spotkań poświęconych logistyce, harmonogramom, przerwom na posiłek, itp. – to wszystko należy ustalić zanim pojawimy się na miejscu. Nie wyobrażam sobie, że załadujemy całą ciężarówkę sprzętu, a o jego wykorzystaniu zadecydujemy na miejscu.
Oczywiście bardzo często sami organizatorzy mają za mało czasu, ponieważ klienci decydują się w ostatniej chwili, a okres od decyzji do rozpoczęcia imprezy bywa coraz krótszy, przez co coraz częściej się zdarza że dostawiamy dodatkowy sprzęt bo klient uznał, że zamówiono go za mało.
3. Poszczególne elementy traktuj jako część całości
Firmy w przeciwieństwie do wyspecjalizowanych agencji eventowych bardzo często sprowadzają techniczną stronę imprezy do roli drugoplanowej. Jeśli jakiś element jest dla nich tylko częścią, którego nie trzeba do niczego dopasowywać, w rezultacie otrzymują efekt końcowy niskiej jakości. Wiedzą natomiast o tym agencje eventowe, które z reguły mają większe doświadczenie, raczej nie zdarzają się poważne wpadki, oczywiście poza wypadkami losowymi. Tu częściej zaskakują ich sami klienci, którzy oczekują czasem rzeczy niemożliwych do zrobienia na 30 min przed rozpoczęciem imprezy.
Osoba planująca imprezę musi zdać sobie sprawę, że za oprawę techniczną nie wystarczy zapłacić, jest ona integralną częścią wydarzenia, a ekipa techników powinna być docenianym partnerem, który występuje zarówno w roli projektanta technicznego jak i producenta całości imprezy.
Należy zachować ostrożność w kwestii budżetu i ustalania priorytetów. Po co wydawać 20.000 złotych na ścianę diodową i olśniewające video na otwarcie, skoro w budżecie zostanie zaledwie kilkaset złotych na playback z VHS-u!. Tak właśnie bardzo często to wygląda, przez co klient jest niezadowolony i obarcza winą tym samym jedynie dostawcę sprzętu, gdyż zapewnił on niedostateczną jakość. Lecz, czy wina faktycznie leży jedynie po jednej stronie i czy aby na pewno w głównej mierze?
4. Pamiętaj, że wielkie imprezy to wielkie potrzeby
Do nagminnych błędów organizatorów imprez zalicza się nie branie pod uwagę wpływu na imprezę jaki może mieć lokalizacja, w której się odbywa oraz harmonogram. Zapisy w kontrakcie znanej kapeli mogą przewidywać rozstawienie sprzętu i głównego nagłośnienia na scenie pokaźnych rozmiarów. Poza tym, próby dźwiękowe zespołów powinny odbywać się w dniu występu, co może okazać się trudne do wykonania z powodu natłoku prób generalnych przewidzianych na ten dzień w tej samej sali. I w końcu trzeba sobie zdać sprawę że rozstawienie telebimu 8x6m nie zajmuje 10 minut, podobnie jak jego demontaż. Dla przykładu ostatni zjazd pracowników firmy CARLSBERG odbywający się w Hali Torwar’u w Warszawie to przygotowania i próby trwające prawie 2 doby, 4 sceny, 8 telebimów, kilkadziesiąt źródeł światła i 4 niezależne systemy nagłośnieniowe….to są naprawdę ogromne i skomplikowane logistycznie przedsięwzięcia.
5. Poszukuj nowatorskich rozwiązań
Organizatorzy imprez coraz bardziej obawiają się znudzenia publiczności. Wszyscy to znamy, klientów coraz trudniej zadziwić dlatego musimy robić jeszcze więcej, być jeszcze bardziej kreatywni, bo tylko ryzykując więcej, masz szansę więcej wygrać. O ile trudno dziś zachwycić pokazem laserowym, który wszyscy już widzieli kilka razy czy wykwintnym jedzeniem, które z reguły jemy po „kilku głębszych”, taką szansę dają odpowiednio stosowane technologie video. Nie sprowadzajmy jednak słowa „video” do jednego projektora , którego firmy nie chcą wypożyczać bo mają swojego „jamnika” i widzą w tym oszczędność. Video, to techniki realizacji obrazu, animacje 3D, wirtualne postacie, dmuchane kule, systemy losowania obrazów w czasie rzeczywistym i w końcu zgranie tego wszystkiego. Coraz częściej stosuje się też bezprzewodowe systemy do głosowania aby włączyć uczestników do aktywnej zabawy. Podsumowując czasem zamiast czterech 42 calowych monitorów plazmowych można ustawić dwanaście 20 calowych paneli LCD ustawionych w fale i już jest inaczej. Nie zawsze największe oznacza najlepsze.
6. Pamiętaj o przekazie
Trzymaj się jasno określonej wizji przekazu, który ma dotrzeć do widowni. Jeżeli zrozumiesz ten element i przekażesz go wszystkim zaangażowanym w planowanie to zrobiłeś już pierwszy krok na drodze do sukcesu. Jeżeli przekaz zrozumie agencja potem firma odpowiedzialna za stronę audiowizualną to być może będzie w stanie znaleźć kreatywny sposób oddania go zaproszonej „grupie docelowej”.
Rafał Mrzygłocki
