Dziś w gąszczu organizowanych konferencji, aby przyciągnąć uczestników musimy zorganizować wszystko na najwyższym poziomie. Nasze wydarzenie musi być “zapięte na ostatni guzik”, a każdy detal dopracowany w 100%. Program wydarzenia ma ogromne znaczenie. Czy wiesz jak go odpowiednio przygotować?
Zorganizowanie konferencji wymaga wielu miesięcy przygotowań i zaangażowania wielu osób. Bez wątpienia organizacja konferencji to duże i wymagające przedsięwzięcie. Jako organizatorzy jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie odpowiedniego miejsca uczestnikom, materiały szkoleniowe oraz ciekawy program. Przemyślany, ciekawy program konferencji przyciągnie uwagę potencjalnych uczestników i to on zadecyduje o liczbie uczestników. Jak wykreować atrakcyjny program konferencji?
Czym jest program?
Mówiąc krótko program konferencji to szczegółowy plan całego wydarzenia. Oficjalnie podany, zazwyczaj drukowany na materiałach reklamowych. Jego głównym zadaniem jest zachęcenie potencjalnych uczestników do zakupu biletów. Profesjonalny program zawiera szczegółową i chronologiczną listę wystąpień z podziałem na dni. Warto pamiętać, że plan ustalamy już przygotowując konferencję w momencie zapraszania prelegentów, ustalania przerw czy bloków tematycznych itp.
Układ programu konferencji
- Informację o organizatorach – to logotypy oraz nazwy. W tym miejscu starannie dodawaj nazwy współorganizatorów. Pomyłka w ich nazwie może być mocno wstydliwa.
- Tytuł konferencji, datę, oraz miejsce konferencji.
- Program konferencji
- Informacja o otwarciu konferencji, tytuł sesji tematycznej.
- Chronologiczny plan wystąpień prelegentów.
- Przerwy kawowych. Przy każdym wystąpieniu możemy dodać krótką notatkę z informacji o osobie występującej.
- Zamknięcie konferencji.
- Godzinowe rozplanowanie konferencji wprowadza porządek w wystąpieniach, ale również daje informacje gościom, kiedy zaczynają się konkretne prelekcje. Być może uczestnicy Twojej konferencji będą chcieli wziąć udział tylko w wykładzie wybranego prelegenta. Oznaczenie godzin poszczególnych wystąpień, to spore ułatwienie dla Twoich prelegentów.
- Kontakt do organizatorów, logo oraz nazwę sponsora.
Jak sprawić, aby konferencja okazała się sukcesem?
Grunt to mieć pomysł. Zanim zbierzemy prelegentów i ustalimy plan trzeba jednak zadać sobie ważne pytanie: Kogo chcemy zobaczyć wśród naszych uczestników? Czy temat, o którym będziemy mówić jest ważny i cenny dla publiczności? Te pytania ułatwią nam zorganizowanie całego wydarzenia. Poza liczbą uczestników, ważny jest odbiór naszej konferencji. Takich analiz dokona trzymając w ręku program konferencji oraz materiały reklamowe. Dlatego właśnie te elementy, musimy przygotować bez zarzutu, czytelnie i ciekawie.
Organizując konferencję nie traktuj programu po macoszemu. Nawet nie wiesz, jak ogromny wpływ ma on na odbiór całego twojego wydarzenia, a przede wszystkim na liczbę osób jaka pojawi się na konferencji.
