Wybrałeś już termin konferencji więc nadszedł czas na wybór miejsca. Choć wydawałoby się to łatwiejsze niż wybranie terminu to tak naprawdę jest to dość trudne. Czym więc kierować się decydując się na miejsce konferencji?
- Lokalizacja
Nie ma jednego dobrego miejsca na konferencję. Warto na pewno zwrócić uwagę na zlokalizowanie obiektu. Miejsce w centrum może mieć plusy i minusy. Z jednej strony każdy będzie wiedział jak trafić, z drugiej trzeba zwrócić uwagę na korki. Z tego względu wybór miejsca na obrzeżach miasta jest często bardzo dobrym rozwiązaniem.
- Wystrój
Lokal czy pomieszczenie mimo iż wynajmowany będzie utożsamiany z organizatorem. Dlatego wybierając miejsce musisz zwrócić uwagę na to jak się prezentuje czy swojego złotego okresu nie ma już za sobą. Warto poszukać miejsca z ciekawym designem i typowo nowoczesnym wyglądem.
- Dostęp do sieci
Konferencja to rozmowa mnóstwa ludzi , wykłady, prezentacje…ale bez internetu to nie wyjdzie. Po pierwsze organizator również potrzebuje dostępu do sieci. Poza tym w momencie, gdy uczestnicy będą mieli internet łatwiej udostępnią nasze wydarzenie, zrobią zdjęcie czy wrzucą post z oznaczeniem konferencji. W końcu chodzi nam też o promocję.
- Klimatyzowana sala
Wybierając salę zwróć uwagę na klimatyzację. Chyb nie chcesz, aby twoi goście się udusili. W cieple trudniej się skupić i łatwiej usnąć. Brak wentylacji lub za wysoka temperatura są często wymieniane jako negatywne wspomnienia z wydarzeń branżowych.
- Parking i catering
W kwestii parkingu sprawa jest prosta. Nawet jeżeli większość uczestników pochodzi z miejsca gdzie organizowana jest konferencja musisz wziąć pod uwagę, że większość uczestników przyjedzie własnym transportem. Dlatego parking jest niezbędny. Jeżeli chodzi o catering istnieje prosta zasada. Klient głodny klient zły. Upewnij się czy w miejscu konferencji jest bar, automat z napojami gdy konferencja jest krótka, a jeżeli przewidujesz długie spotkanie musisz zadbać o catering.
- Niepełnosprawni
Nie zapomnij o niepełnosprawnych uczestnikach. Wybierając miejsce zwróć uwagę czy jest podjazd, szerokie drzwi, winda oraz czy toalety są przystosowane do osób niepełnosprawnych.
To sześć niezbędnych rzeczy na które musisz zwrócić uwagę wybierając miejsce konferencji. Pomijając którąś z nich narażasz się na to, że uczestnicy nie do końca będą zadowoleni z udziału w wydarzeniu i na kolejne po prostu nie przyjdą.
