Organizacja konferencji jest trudnym orzechem do zgryzienia. Dobór odpowiedniego miejsca, organizacja cateringu i partnerów może spędzać sen z powiek. To wszystko nie będzie miało jednak znaczenia jeżeli termin imprezy nie będzie trafiony. Jak więc go wybrać, aby strzelić w dziesiątkę?
- Wybierz najlepszy moment
Niektórzy organizatorzy konferencji mają ułatwione zadanie, ponieważ termin imprezy jest ustalany z góry na przykład z powodu tradycji czy organizacji innych powiązanych wydarzeń. Jeżeli jednak czas konferencji jest tylko uzależniony od twojej decyzji musisz wybrać go tak, aby zagwarantował Ci frekwencję i nie sprawił uczestnikom problemów logistycznych czy organizacyjnych. Warto pamiętać, że konferencje zazwyczaj odbywają się wiosną i jesienią.
- Wyklucz kolidujące daty
Święta i ważne daty państwowe odpadają. Lepiej też nie zapraszać na konferencję w dzień święta nieoficjalnego, na przykład walentynki, andrzejki, czy Dzień Kobiet. Wybranie takiej daty może skutkować bardzo małą frekwencją. Kiedy już wykluczysz te daty, zastanów się kogo będziesz zapraszał. To z pewność ułatwi Ci wybór odpowiedniego terminu. Przykładowo dla wykładowców i osób pracujących na uczelni dobierz termin poza sesją.
- Sprawdź daty imprez konkurencyjnych
Kiedy już wybrałeś potencjalny termin sprawdź czy w ten dzień nie odbywa się konkurencyjny event. Jeżeli tak to nie załamuj się! Zawsze możesz poszukać niedaleko konkurencji innego obiektu i zorganizować swoje wydarzenie dzień wcześniej. Takie podpięcie się pod inny event może wyjść Ci na dobre. W końcu macie takich samych odbiorców. Pamiętaj, aby podczas rezerwacji zapytać, kto ma w danym miejscu imprezę tego samego dnia i zastrzeż sobie, żeby nie była to bezpośrednia konkurencja.
- Sala
Mając miejsce konferencji łatwo zadecydować czy konferencja odbędzie się wiosną czy jesienią. Dzięki dokładnemu miejscu możesz sprawdź warunki w sali konferencyjnej. Jeśli liczysz na to, że konferencja odbędzie się w świetle dziennym, sprawdź, na jakie strony świata wychodzą okna i oceń, czy w czasie trwania konferencji w sali będzie wystarczająco jasno. Planując konferencję na świeżym powietrzu musisz być przygotowany na wszystko.
- Określ najlepszy dzień tygodnia
Dobrze, aby dzień konferencji był blisko weekendu. Dzięki temu goście będą mogli przedłużyć wypad, nie będą musieli wyjść wcześniej ani nie będą musieli odwoływać na przykład wykładów. Na festyny rodzinne czy wyjazdy integracyjne dobre są soboty i niedziele. Z kolei na wieczorną galę najlepsza jest sobota, a konferencję czy szkolenia dzień powszedni.
Wybór terminu wpływ na to jaką będziesz miał frekwencję na imprezie. Dlatego zanim podejmiesz decyzję kiedy ma się odbyć konferencja lepiej dobrze się zastanów. W końcu bez odpowiedniej liczby uczestników raczej nie będzie kolejnej edycji konferencji.
Żródło: https://www.konferencje.pl/art/jak-wybrac-idealny-termin-konferencji-zastosuj-7-krokow,866.html
