Jeśli nie jesteś zaprawionym w boju wystawcą targowym, przygotowania do Tej Najważniejszej Imprezy w roku mogą wydawać Ci się skomplikowane i przytłaczające. Porady znajomych wystawców stwarzają więcej pytań, niż odpowiedzi? Nie przejmuj się – dziś proponujemy Ci pełny instruktaż targowy, z którym już nigdy nie zapomnisz porządku, w jakim należy zadbać o swoje stoisko. Hej, możesz go nawet wydrukować i powiesić nad biurkiem! Zobaczysz, że nie takie targi straszne, jak je malują 😉

stoisko targowe12 miesięcy przed imprezą

  • Ustal imprezę, w której chcesz uczestniczyć
  • Ustal cele, jakie chcesz osiągnąć, uczestnicząc w targach
  • Zaplanuj budżet imprezy
  • Wybierz miejsce stoiska; przestudiuj ogólny plan targów, określ miejsca najbardziej oblegane przez zwiedzających, jak również miejsca usługowe
  • Przestudiuj uważnie kontrakt: zwróć uwagę na terminy, regulamin targów, opłaty, przydział powierzchni targowej (ze względu na produkt, członkostwo, itp.)
  • Wyślij dane dotyczące wymaganej powierzchni oraz zaliczkę

6 miesięcy przed imprezą

  • Ustal wstępnie firmę obsługującą Twoje stoisko, wysyłając zapytanie ofertowe
  • Zastanów się, czy potrzebujesz nowego systemu wystawienniczego. Jeśli tak, zacznij od projektu (pamiętaj jednak, że decydując się na przenośny system wystawienniczy nie potrzebujesz tak dużo czasu)
  • Określ środki przekazu, które chcesz wykorzystać w kampanii reklamowej

4 miesiące przed imprezą

  • Określ produkt, który zamierzasz przedstawić na targach oraz slogan reklamowy
  • Skontaktuj się z firmą, którą wybrałeś do obsługi Twojego stoiska
  • Dokładnie przestudiuj plan hal przekazany przez organizatorów
  • Opracuj plan stoiska targowego
  • Przeprowadź kampanię reklamową związaną z uczestnictwem w targach!

3 miesiące przed imprezą

  • Zarezerwuj hotel lub kwaterę
  • Wybierz przenośny system wystawienniczy (zwłaszcza jeśli zamierzasz uczestniczyć w kilku imprezach w ciągu roku)
  • Przygotuj listę usług, pamiętając o ostatecznych terminach usług, na które możesz uzyskać zniżkę
  • Przekaż plan uczestnictwa w imprezie swojemu personelowi
  • Pamiętaj o przesłaniu danych do katalogu imprezy
  • Zaplanuj spotkanie przedtargowe

2 miesiące przed imprezą

  • Wybierz personel stoiska
  • Sfinalizuj prace związane z grafiką
  • Sprawdź nowy system wystawienniczy
  • Zamów gadżety wyróżniające personel Twojego stoiska oraz potrzebne eksponaty
  • Zamów niezbędny serwis na stoisko (elektryka, kwiaty, serwis sprzątający, itp.)
  • Przygotuj wysyłkę rzeczy niezbędnych na stoisku
  • Zaplanuj program ćwiczeń dla personelu stoiska targowego

1 miesiąc przed imprezą

  • Kontynuuj prace związane z planem montażu i demontażu stoiska targowego, określ szacunkowe koszty
  • Potwierdź rezerwację hotelu bądź kwatery, dokonaj ewentualnych zmian
  • Sprawdź nowy, przenośny system wystawienniczy
  • Sprawdź, czy wszystkie potrzebne na targi materiały są gotowe
  • Dokonaj wysyłki wszelkich potrzebnych materiałów w celu uniknięcia ekspresowych wysyłek kurierskich (zaproszenia dla klientów, towary i eksponaty targowe)
  • Rozdaj materiały dotyczące programu ćwiczeń dla personelu stoiska
  • Przeprowadź trening swojego personelu targowego
  • Określ czas i miejsce odprawy personelu

Przed targami

  • Sprawdź godzinę przyjazdu personelu
  • Sprawdź rezerwację hotelu lub kwatery dla personelu
  • Znajdź na planie targów miejsce usługowe. Spotkaj się z elektrykiem i potwierdź datę i miejsce założenia systemu oświetlenia na stoisku
  • Nadzoruj prace związane z montażem stoiska
  • Przeprowadź trening personelu dzień przed imprezą targową

Podczas imprezy targowej

  • Skoryguj plan uczestnictwa w targach; dyrekcja targów często kilkakrotnie zmienia harmonogram przed rozpoczęciem imprezy
  • Staraj się przeprowadzić jak najwięcej specjalistycznych rozmów
  • Rozdaj prospekty i gadżety
  • Nie zapominaj o rozmowach z personelem, który jest najistotniejszym ogniwem stoiska
  • Zawsze miej przy sobie cos do pisania oraz notes (ewentualnie dyktafon)
  • Zrób sobie przerwę po kilku godzinach pobytu w hali targowej, w celu odświeżenia się oraz przewietrzenia
  • Uporządkuj sprawy związane z demontażem stoiska, jak również wysyłką wszelkich materiałów znajdujących się na stoisku

Po imprezie

  • Nadzoruj demontaż stoiska targowego
  • Przygotuj raport z targów
  • Podtrzymuj kontakt z gośćmi Twojego stoiska

I zacznij przygotowania do kolejnej edycji targów…

Zdjęcia dzięki: this.ne.jp

 

Polecane wpisy