Jeśli nie jesteś zaprawionym w boju wystawcą targowym, przygotowania do Tej Najważniejszej Imprezy w roku mogą wydawać Ci się skomplikowane i przytłaczające. Porady znajomych wystawców stwarzają więcej pytań, niż odpowiedzi? Nie przejmuj się – dziś proponujemy Ci pełny instruktaż targowy, z którym już nigdy nie zapomnisz porządku, w jakim należy zadbać o swoje stoisko. Hej, możesz go nawet wydrukować i powiesić nad biurkiem! Zobaczysz, że nie takie targi straszne, jak je malują 😉
12 miesięcy przed imprezą
- Ustal imprezę, w której chcesz uczestniczyć
- Ustal cele, jakie chcesz osiągnąć, uczestnicząc w targach
- Zaplanuj budżet imprezy
- Wybierz miejsce stoiska; przestudiuj ogólny plan targów, określ miejsca najbardziej oblegane przez zwiedzających, jak również miejsca usługowe
- Przestudiuj uważnie kontrakt: zwróć uwagę na terminy, regulamin targów, opłaty, przydział powierzchni targowej (ze względu na produkt, członkostwo, itp.)
- Wyślij dane dotyczące wymaganej powierzchni oraz zaliczkę
6 miesięcy przed imprezą
- Ustal wstępnie firmę obsługującą Twoje stoisko, wysyłając zapytanie ofertowe
- Zastanów się, czy potrzebujesz nowego systemu wystawienniczego. Jeśli tak, zacznij od projektu (pamiętaj jednak, że decydując się na przenośny system wystawienniczy nie potrzebujesz tak dużo czasu)
- Określ środki przekazu, które chcesz wykorzystać w kampanii reklamowej
4 miesiące przed imprezą
- Określ produkt, który zamierzasz przedstawić na targach oraz slogan reklamowy
- Skontaktuj się z firmą, którą wybrałeś do obsługi Twojego stoiska
- Dokładnie przestudiuj plan hal przekazany przez organizatorów
- Opracuj plan stoiska targowego
- Przeprowadź kampanię reklamową związaną z uczestnictwem w targach!
3 miesiące przed imprezą
- Zarezerwuj hotel lub kwaterę
- Wybierz przenośny system wystawienniczy (zwłaszcza jeśli zamierzasz uczestniczyć w kilku imprezach w ciągu roku)
- Przygotuj listę usług, pamiętając o ostatecznych terminach usług, na które możesz uzyskać zniżkę
- Przekaż plan uczestnictwa w imprezie swojemu personelowi
- Pamiętaj o przesłaniu danych do katalogu imprezy
- Zaplanuj spotkanie przedtargowe
2 miesiące przed imprezą
- Wybierz personel stoiska
- Sfinalizuj prace związane z grafiką
- Sprawdź nowy system wystawienniczy
- Zamów gadżety wyróżniające personel Twojego stoiska oraz potrzebne eksponaty
- Zamów niezbędny serwis na stoisko (elektryka, kwiaty, serwis sprzątający, itp.)
- Przygotuj wysyłkę rzeczy niezbędnych na stoisku
- Zaplanuj program ćwiczeń dla personelu stoiska targowego
1 miesiąc przed imprezą
- Kontynuuj prace związane z planem montażu i demontażu stoiska targowego, określ szacunkowe koszty
- Potwierdź rezerwację hotelu bądź kwatery, dokonaj ewentualnych zmian
- Sprawdź nowy, przenośny system wystawienniczy
- Sprawdź, czy wszystkie potrzebne na targi materiały są gotowe
- Dokonaj wysyłki wszelkich potrzebnych materiałów w celu uniknięcia ekspresowych wysyłek kurierskich (zaproszenia dla klientów, towary i eksponaty targowe)
- Rozdaj materiały dotyczące programu ćwiczeń dla personelu stoiska
- Przeprowadź trening swojego personelu targowego
- Określ czas i miejsce odprawy personelu
Przed targami
- Sprawdź godzinę przyjazdu personelu
- Sprawdź rezerwację hotelu lub kwatery dla personelu
- Znajdź na planie targów miejsce usługowe. Spotkaj się z elektrykiem i potwierdź datę i miejsce założenia systemu oświetlenia na stoisku
- Nadzoruj prace związane z montażem stoiska
- Przeprowadź trening personelu dzień przed imprezą targową
Podczas imprezy targowej
- Skoryguj plan uczestnictwa w targach; dyrekcja targów często kilkakrotnie zmienia harmonogram przed rozpoczęciem imprezy
- Staraj się przeprowadzić jak najwięcej specjalistycznych rozmów
- Rozdaj prospekty i gadżety
- Nie zapominaj o rozmowach z personelem, który jest najistotniejszym ogniwem stoiska
- Zawsze miej przy sobie cos do pisania oraz notes (ewentualnie dyktafon)
- Zrób sobie przerwę po kilku godzinach pobytu w hali targowej, w celu odświeżenia się oraz przewietrzenia
- Uporządkuj sprawy związane z demontażem stoiska, jak również wysyłką wszelkich materiałów znajdujących się na stoisku
Po imprezie
- Nadzoruj demontaż stoiska targowego
- Przygotuj raport z targów
- Podtrzymuj kontakt z gośćmi Twojego stoiska
I zacznij przygotowania do kolejnej edycji targów…
Zdjęcia dzięki: this.ne.jp
Polecane wpisy
