Przedstawiamy Państwu kolejną część Poradnika Konferencyjnego. Mamy nadzieję, że będzie on niezwykle przydatnym narzędziem w pracy każdego Organizatora imprez.
CZĘŚĆ II
WYBÓR DOSTAWCÓW
To kluczowa kwestia wpływająca na powodzenie przedsięwzięcia. Porównując oferty nie zapomnijmy upewnić się, czy usługi są na podobnym poziomie.
| zadania | Termin realizacji (przed imprezą) | komentarz |
| Przygotować krótką listę dostawców | 4-6 miesięcy | Najwygodniej skorzystać z propozycji Confero.pl |
| Rozesłać zapytania o oferty | 4-6 miesięcy | Warto rozpocząć od agencji (o ile planuje się korzystać z ich usług), następnie hotele, ośrodki, transport, catering, sprzęt nagłaśniający i AV.Przygotować co najmniej 3 propozycje dla każdej kategorii. Upewnić się, czy jest to wystarczająca liczba propozycji do porównania. |
| Wybrać dostawców | 3-4 miesiące | Negocjujmy ceny! Porównując oferty należy upewnić się, czy dostawcy oferują usługi na zbliżonym poziomie! |
| PRZYGOTOWANIE MATERIAŁÓW Obejmuje zarówno przygotowanie informacji dla prasy, jak i materiałów i identyfikatorów dla uczestników imprezy. | ||
| Przygotować i rozesłać pierwsze informacje o imprezie | 4-6 miesięcy | Mają zachęcić odbiorców do uczestnictwa |
| Przygotować listę wybranych mediów | 3 miesiące | |
| Opracować i rozesłać komunikaty prasowe | 3 miesiące | |
| Opracować i rozesłać ponowne powiadomienia prasowe | 2-3 miesiące | Powiadomienia powinny zawierać: informacje o imprezie, warunki uczestnictwa, informacje o miejscu odbywania się imprezy. |
| Określić system identyfikacji uczestników oraz oznaczenie miejsca imprezy | 1-2 miesiące | |
| Przygotować materiały rozdawane uczestnikom imprezy | 1 miesiąc | |
| Przygotować identyfikatory, wejściówki, karnety | 1 miesiąc | |
| Przeprowadzić odprawę zespołu i współpracowników | 1 tydzień | |
| KOORDYNACJA WSPÓŁPRACY Z DOSTAWCAMI Dobrze zorganizowana współpraca, sprawna komunikacja i szybki przepływ informacji są kluczem do sukcesu. Im więcej dostawcy będą wiedzieli na temat potrzeb, tym lepiej będą mogli je zaspokoić. | ||
| Skontaktować się z głównymi dostawcami (centrum kongresowe, hotele) | 3-4 miesiące | Dobrze jest przedstawić program oraz wymagania z nim związane (tj. wymagana liczba sal, powierzchnia na catering itp.) |
| Opracować zasady rejestracji oraz wymeldowania gości | 2-3 miesiące | Jednocześnie ustalmy zakres odpowiedzialności personelu za poszczególne zadania. |
| Ustalić: warunki płatności, sposób płatności, poszczególne elementy, rachunków | 2-3 miesiące | Dokonajmy ustaleń z księgowością w tym zakresie. |
| Zorganizować odbiór gości z lotniska oraz jak najszybszą odprawę | 1-2 miesiące | Dowiedzmy się, czy mogą wyniknąć trudności z otrzymaniem wiz przez gości zagranicznych. Trzeba zaplanować rozwiązania. |
| Wybrać i kupić upominki dla uczestników | 3 miesiące | |
| Upewnić się, czy posiadamy wszystkie niezbędne zezwolenia, prawa autorskie, licencje, itp. | 3 miesiące | Trzeba uwzględnić znaki towarowe oraz prawa do wykorzystania muzyki. |
| Określić zapotrzebowanie na personel na miejscu imprezy, rozdzielić zadania | 3 miesiące | |
| Sporządzić plan wykorzystania powierzchni | 3 miesiące | Uwzględnijmy sale konferencyjne, balowe, rozmieszczenie uczestników w każdej sali |
| Ostatecznie potwierdzić ustalenia z dostawcami | 1-2 miesiące | Należy pamiętać o dokładnym przeczytaniu umowy! Zwrócić uwagę na warunki i terminy anulacji, itp. |
| Przygotować ostateczny program imprezy i powiadomić wszystkich dostawców | 2-4 tygodnie | |
Polecane wpisy
