Każdy wytrawny wystawca wie, że z całego ogromu pracy potrzebnej do organizacji udziału w targach, lwia jej część odbywa się nie w trakcie, a przed nimi. Tygodnie, dni, a w końcu minuty poprzedzające targi są niezwykle ważne i stanowią o sukcesie przedsięwzięcia. Liczy się doskonała organizacja czasu oraz znajomość swojego zespołu. Podczas rozdzielania zadań nie możemy się pomylić ani przecenić zdolności któregoś z pracowników. Wszystko musi być dopięte na ostatni guzik.
Wybiegajmy myślami naprzód
Potraktujmy targi nie tylko jak coroczne przedsięwzięcie marketingowe, ale również jak ważną uroczystość, do której przygotowania należy rozpocząć odpowiednio wcześnie. Starania zacznijmy już na trzy miesiące przed wydarzeniem. Pozwoli to na swobodne i bezstresowe podejmowanie decyzji, które mogą potem okazać się kluczowe dla powodzenia operacji. Wyznaczmy sobie plan działania i wypiszmy cele, jakie chcemy zrealizować oraz czynności, które nam w tym pomogą. Najwięcej czasu potrzeba na zaprojektowanie i realizację materiałów promocyjnych oraz samego stoiska. Jest wizytówką firmy i głównym nośnikiem informacji przekazywanej ze strony wystawcy. Na etapie jego projektowania wystawca najczęściej współpracuje z projektantem i wykonawcą; operatorowi przekazuje szczegółowe informacje na temat swoich oczekiwań związanych ze stoiskiem. Wyróżniamy cztery podstawowe typy stoisk: rzędowe (szeregowe), narożne, czołowe (półwyspowe) oraz blokowe (wyspowe). Różnią się między sobą sposobem docierania do zwiedzających, rozmieszczeniem powierzchni wystawowej, a także – ceną.
Wcześnie (z około dwumiesięcznym wyprzedzeniem) podejmijmy też decyzje dotyczące personelu odpowiedzialnego za stoisko. Uwaga: nie chodzi tylko o jego dobór i zakres obowiązków, ale również o wszystkie okoliczności dotyczące jego pobytu na targach, a więc: środek transportu, zakwaterowanie, godziny pracy, dane kontaktowe, a także takie szczegóły jak jednolity strój firmowy. Jednocześnie zadbajmy o potrzebne eksponaty oraz przyjmijmy korespondującą z nimi, jednolitą identyfikację wizualną, która będzie nam towarzyszyła na targach. Warto rozważyć współpracę z prasą.
Na dwa tygodnie przed targami możemy wysłać zaproszenia klientom, na których nam szczególnie zależy. Tydzień później przygotujmy listę i sprawdźmy, czy wszystko zrobiliśmy zgodnie z planem, upewnijmy się w kwestiach logistycznych i przygotujmy własny targowy ekwipunek składający się m.in. z materiałów promocyjnych i informacyjnych, kalendarza, długopisów, papieru firmowego, a nawet apteczki. Nigdy nie wiadomo, co może się przydać, a nie zaszkodzi wziąć więcej niż mniej.
Zadbajmy o to, by w noc poprzedzającą to wielkie wydarzenie położyć się wcześnie do łóżka, rano zaś równie wcześnie wstać. Powinniśmy być wypoczęci i pogodni, tak by jak najpełniej wykorzystać każdą godzinę spędzoną na targach. Powodzenia!
Zuzanna Żemła, stoisko.pl
