Większość organizatorów większych wydarzeń spotyka się z trudnościami na polu zarządzania dużymi grupami ludzi. Jeśli to także Twój problem, dowiedz się, jak go rozwiązać od naszej rozmówczyni – pani Jasny Triller, właścicielki słoweńskiej firmy IDentiks. (English version on the right)
Dzień dobry. Opracowują Państwo rozwiązania przydatne podczas większych i mniejszych konferencji, seminariów, szkoleń itp. Na czym zyskują organizatorzy eventu korzystający z Państwa usług?
Dwanaście lat temu zaczynaliśmy od kart PVC oraz akcesoriów do tych kart. Na początku dla mnie, jako założycielki, najważniejsze było to, co nowego można zrobić z kartami od strony estetycznej. Moją pasją było pomaganie ludziom nie tylko w samej identyfikacji, ale także takim jej spersonalizowaniu, by mogli czuć się swobodnie i nosić identyfikatory z dumą.
Wkrótce do IDentiks dołączył Jure (mój mąż – jesteśmy bowiem firmą rodzinną), który interesuje się sprzedażą, analizą biznesu i nowymi technologiami. Łączymy więc nasze pasje i w efekcie powstają takie usługi jak Loyalty System, śledzenie i kontrola wejść. Połączywszy wszystkie te rozwiązania w jedno, otrzymujemy w pełni zintegrowany system rozwiązań dla wydarzeń, a w szczególności – konferencji.
Podczas nich każdy uczestnik potrzebuje pewnego rodzaju akredytacji. Zazwyczaj do tego celu służą zawieszone na smyczach karty PVC; mogą one korzystać z różnorakich sposobów identyfikacji: od kodów kreskowych po rozmaite chipy RFID.
Zaczynając przygodę w zarządzaniu wydarzeniami pięć lat temu, szybko przekonaliśmy się, że niewielu przedsiębiorców na rynku oferuje kompleksowe rozwiązania na polu wydarzeń; kompleksowe – to znaczy obejmujące cały cykl życia konferencji: nie tylko czas jej trwania, ale także okres przed i po niej. Pragniemy tak pomagać organizatorom w zarządzaniu uczestnikami, by mogli oni skupić się na merytorycznych zadaniach związanych z danym wydarzeniem. Nasze usługi przynoszą korzyści także uczestnikom, studentom i innym gościom wydarzeń.
Ostatnimi czasy wyspecjalizowaliśmy się w technologii RFID. Utworzyliśmy stację fal decymetrowych, która pozwala nam na szybkie przetwarzanie danych o uczestnikach. Dzięki temu udaje nam się uniknąć kolejek przy wejściach oraz „na żywo” gromadzić informacje o frekwencji, potrzebne do końcowego raportu o wydarzeniu. Taki raport pozwala organizatorom na merytoryczną analizę wydarzenia, a w dalszej perspektywie – doskonalenie każdej kolejnej edycji. Nasze raporty mogą być indywidualnie dostosowywane w zależności od prelegenta lub miejsca.
W jaki sposób Państwa klienci mogą zaoszczędzić czas i pieniądze?
Przede wszystkim poprzez zmniejszenie liczby pracowników zatrudnionych do obsługi wejść. Ten czas i zasoby ludzkie mogą zostać spożytkowane w inny sposób. Na dłuższą metę nasi klienci korzystają dzięki sporządzanym przez nas raportom i zgromadzonym danym, mogąc określać różne segmenty docelowe na podstawie akcji dokonywanych przez uczestników podczas konferencji. Uczestnicy są namierzani w oparciu o zainteresowania i preferencje (wydarzenia, na które uczęszczają). W ten sposób możemy spersonalizować ofertę dla danego obszaru klientów. Dzięki takim działaniom organizatorzy mają ułatwioną komunikację z różnymi segmentami, owocuje to także lepszym zrozumieniem potrzeb uczestników.
Poprzez umieszczanie naszych stanowisk w innych obszarach organizatorzy mogą dowiedzieć się na przykład, gdzie uczestnicy spędzili czas, w którym powinni byli znajdować się na sali wykładowej. Być może znaczy to, że niektóre wykłady nie są zbyt dobre…
Dzięki naszemu UHF Module, który przeciwdziała powstawaniu tłoku, doświadczenia klientów są znacznie przyjemniejsze. Na jednym z eventów zorganizowanym przez EUMASS uczestnicy mogli poruszać się swobodnie bez potrzeby fizycznego okazywania swoich identyfikatorów. Było to możliwe właśnie dzięki UHF Station.
Które z Państwa produktów prócz konferencji dają się też zastosować na stoisku targowym?
Na stoisko polecamy nasz UHF Module. Warto też zabrać ze sobą jedną z naszych drukarek kart – tak, by na miejscu móc tworzyć w pełni spersonalizowane identyfikatory.
Jako firma wspierająca wydarzenia pomagamy w promocji danej sekcji za pośrednictwem różnych promocyjnych prezentów biznesowych z naszej linii podarunkowej IDE.Gifts. Oferujemy katalog modnych prezentów, które mogą być w pełni dopasowane do potrzeb klienta.
Z jakich technologii korzystają Państwo przy tworzeniu IDentiks?
Jak już wcześniej wspomniałam, naszą działalność rozpoczęliśmy jako producenci kart. Szybko zorientowaliśmy się, że wyłączne oferowanie produktów to za mało, więc poszerzyliśmy naszą ofertę o rozwiązania związane z identyfikacją. Wszystko to oparte było na technologiach takich jak: RFID (HF, LF and UHF), oraz kodach kreskowych 1D, 2D i QR.
Oczywiście zgromadzone dane są bezużyteczne, jeśli nie ma się środków do ich właściwego przeanalizowania. Z tego powodu oferujemy też consulting.
Czy któreś z Państwa produktów pozwalają połączyć rozwiązania praktyczne z promocją marki?
Nasz UHF Module posiada wspaniałą opcję, która pozwala na łącznie go z innymi urządzeniami.
Przykład 1: Uczestnicy mogą się reklamować, używając aplikacji. Możemy zdobyć informację na temat zainteresować danej osoby i umieścić je w bazie danych tej aplikacji. Kiedy klient przekracza próg konferencji, system prezentuje mu reklamy firm, które są dla niego znaczące. Takie rozwiązania usprawniają też łączność sieciową pomiędzy uczestnikami.
Przykład 2: Gdy osoba uczestniczy w konferencji, UHF wykrywa akredytację; następnie ta informacja jest wysyłana na różne urządzenia (telefony, tablety, TV itd.) Później pokazywana jest reklama (sponsorów, organizatorów) lub krótka prezentacja firm w której pracują uczestnicy. Organizatorzy i sponsorzy mogą stworzyć interaktywną reklamę, w której zostanie umieszczona firma danego klienta (personalizacja).
Dziękuję za rozmowę. Podejrzewam, że mając tę wiedzę, wielu naszych czytelników chętnie spróbuje proponowanych przez Panią ułatwień.
You specialize in solutions that are useful during big and small conferences, seminars, schoolings etc. How do the organizers of those events benefit from your services?
Twelve years ago we have started with PVC cards and card accessories. At the beginning for me as a founder was most important what cards can be done from aesthetics point of view. That was my passion, to help people not only to identify themselves, but to do so in a way they feel comfortable with and can be proud on their cards.
Soon IDentiks was joined by Jure (my husband, so we are family business) whose passions are sales, business analytics and new technologies. So we combine mine passions with his and we got solutions as Loyalty System, tracking and pass control. And if we combine all this solutions to one we get a full integrated solution for Events, specially for conferences.
At the conferences every attendee needs some kind of accreditation. Usually that is a PVC card attached to a lanyard. This cards can have different identification, from barcodes to different RFID chips.
We started in event management segment five years ago and quickly found out that only without some kind of technology, sales and business analytics are only the means of supplying event organizers with products. Soon we also found out that on the field are not many providers who is offer to organizers full solution for whole lifecycle of an event, that means before, during and after each conference. We would like to help event organizers to manage their attendees so that they can focus on other event/conference related tasks. Our solutions is beneficial to organizers as well as participants, attendees, students, guests…
Lately we specialized to RFID technology. We have developed RFID UHF station, which enable us to fast check and record in and out data of attendees. With that we prevent jams at the entrance for better participant experience and collect real time data of attendance for the final report about event so the organizers are able to analyse and improve their events based on analysed information. The reports can be customize according to each lecturer, or place at the conference.
How do your clients save time and money?
Our clients save time and money by requiring fewer staff at the entrance to the event. Now they can spent their time on other tasks related to managing conferences. In the longer term, our clients benefit from the collected data. After the data is collected in the final report, the client can analyse all data and define different target segments based on different variables and actions that attendees made on the event. The attendees are tracked and based on what they are attending and what their interests are, we can create a special offer for that segment. On that way organizers can communicate with different segments on a different way. And that means they can better understand the needs of their attendees.
By placing our stations also in other area organizers can also know where their attendees have been hanging out during the conference instead of being inside the lecture room. Maybe that means some lecturers are not ok….
The quick processing of attendees makes the user experience feel more pleasant, thanks to our jam-preventing UHF Module.
On the event that was organized by EUMASS attendees were able to move freely without physical checking their badge. This was possible due to UHF Station which checked the attendees fast. It can recognize which attendees has to access the lecture room and ability to track their movement.
Which of your products can be adapted to and used at an exhibition stand?
At the exhibition stand we can showcase our UHF Module and demonstrate its benefits on site. We can also use our card printers to make fully customisable identification cards right on site.
Because we are company that deals in overall support of the events we can also promote our section of various promotional business gifts with our IDE.Gifts product line. We can also provide our clients with a catalogue of trendy product gifts, which are fully customisable (every product can be personalized) to the clients brand.
What technologies do you use at IDentiks?
As stated before, IDentiks started out as a card business. We quickly realized that offering exclusively products is not enough, so we start offering identification solutions based on technologies such as RFID (HF, LF and UHF), 1D and 2D or QR barcodes. In short, we are offering products and solutions for identifications. However, the data collected is useless without the means to properly analyse it. And because of that we are also offering consulting, like on how build a loyalty program. Identification comes to a full cycle with personalized solution and special personalized gifts.
Do any of your products allow to combine practical solutions with brand advertising?
Our UHF module has a great feature which enables it to connect with other devices.
Example 1: Attendees can advertise themselves on an app. We can get information about attendee’s interest and put in the data base of the app (beforehand). When attendee enters the conference, app presents him with a banner (ad) of a company that is relevant to him (personalization). This also enables better networking between attendees.
Example 2: When attendee enters the conference, UHF module detects accreditation which sends information to display (app (mobile), TV, projectors, LED lights, lasers, VR glasses…) which then presents an advertisement (of sponsors, organizer) or short presentation of the company that attendees are from. Organizers, sponsors may make an interactive ad in which they can put a brand of attendee’s company in it (personalization).
Thank you for your time. I’m sure many of our readers will feel relieved, knowing about all the opportunities that you offer!