Czy zdarzyło Ci się kiedyś dostać gotowy budżet targowy i zrobić „wielkie oczy” na widok wysokich opłat związanych z dostawą niektórych elementów stoiska w ostatniej chwili? Jeśli tak – poznaj nasze doświadczenia w kwestii oszczędzania. Znamy to nieprzyjemne uczucie towarzyszące wrażeniu zbędnego wydawania pieniędzy i wiemy, jak mu zaradzić. Sekretem jest myślenie wprzód oraz dokładne planowanie.
1. Planuj, kupuj i zamawiaj dużo wcześniej
Magiczne zdanie w przypadku ograniczania wydatków targowych brzmi: „Załatw to wcześniej”. Powierzchnię wystawienniczą zarezerwuj na długo przed imprezą, a swoje stoisko zaprojektuj, zbuduj, dowieź i rozłóż również wcześniej niż inni. Im wcześniej zaczniesz, tym więcej uda Ci się zaoszczędzić. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie listy potrzebnych rzeczy na długo przed imprezą a następnie ich wysyłka jednym transportem.
2. Zrezygnuj z luksusowych materiałów reklamowych
Świetnym sposobem na zaoszczędzenie sporej kwoty jest rezygnacja z grubych katalogów targowych. Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne, gdy oferta Twojej firmy ulega częstym zmianom; ciągła aktualizacja broszur staje się wówczas bardzo kosztowna. Wystarczy zatem wydrukować zwięzłe ulotki, na których umieszczamy adres strony internetowej i podstawowe dane kontaktowe. W taki sposób za jednym zamachem obniżamy koszty druku i przewozu dużych ilości papieru na miejsce imprezy oraz ewentualnego przywozu ich do siedziby firmy po zakończeniu targów.
3. Pytaj o zniżki
Do minimalizacji kosztów udziału w imprezach targowych przyczynią się z pewnością wszelkiego rodzaju upusty. Zazwyczaj informacja na temat oferowanych rabatów jest wyraźnie zaznaczona, na przykład na stronie internetowej lub fanpage’u wykonawcy, szczególnie po to, by zachęcić do wcześniejszych zgłoszeń czy zakupów. Skoro i tak zamierzasz zająć się tym odpowiednio wcześniej (bo zamierzasz!), zainteresuj się możliwością uzyskania zniżki na projekt lub budowę stoiska.
4. Pomoże Ci recykling
Zadbaj o integralność firmy, o spójność przekazu poszczególnych jej działów. Gdy zamiast kilku różnych haseł reklamowych zdecydujecie się na jedno wspólne i bardziej ogólne, w łatwy sposób zaoszczędzicie na grafice reklamowej, niekiedy dość kosztownej (np. gdy jest umieszczona na ściance stoiska targowego). To rozwiązanie pozwala na kilkakrotne wykorzystywanie jednego elementu podczas uczestnictwa w różnych imprezach targowo-konferencyjnych.
5. Nie przechowuj zbędnych gratów
Nawet nie wiesz, ile tracisz w ciągu roku, składując to stare, zniszczone i nienadające się już do użytku stoisko! Zamiast tracić cenną powierzchnię w magazynie, przeanalizuj plan udziału w imprezach targowych i określ, co trzeba magazynować, a z czego można zrezygnować. Pamiętaj, by znaleźć odpowiednie miejsce dla wszystkich przedmiotów targowych. Jeśli planujesz zmieniać swoje stoisko, zastanów się nad systemami lekkimi, przenośnymi, które świetnie nadają się na mniejsze imprezy, zachowując duże stoisko jedynie na imprezy największe. Lekkie systemy są niezwykle wygodne, a co więcej, ich składowanie jest o wiele tańsze.
6. Bądź samodzielny
Każdego roku ogromna suma Twoich pieniędzy wpada do rąk pośredników. Zazwyczaj korzystamy z usług jednej firmy, która załatwia większość spraw związanych z uczestnictwem w targach (od stoiska po zakwaterowanie personelu), biorąc za to ogromne pieniądze. Dlatego też, jeśli czas Ci na to pozwala, staraj się załatwić jak najwięcej sam.
7. Nie trać pieniędzy na zbędne imprezy
Tworząc roczny plan uczestnictwa w targach staraj się ułożyć je według ważności, w pamięci mając cały czas główny cel firmy. Zastosuj prosty sposób trzystopniowego szacowania wartości imprezy targowej:
- określ, jaki procent zwiedzających, uczestniczących w danej imprezie, mogą stanowić Twoi potencjalni klienci
- zastanów się, w jakim stopniu imprezy towarzyszące targom harmonizują z celem Twojej firmy
- oszacuj, ile zarobisz na danych targach
Nie ma jednej recepty na ograniczenie wydatków targowych bez wpływu na efekt uczestnictwa. Jedynie odpowiednie zaplanowanie wszystkiego, jak również czujność mogą oznaczać różnicę pomiędzy zredukowanym, ale nadal efektywnym programem uczestnictwa, a całkowitą klęską. Zapamiętaj jedno – oszczędzaj na tym, czego nie może zauważyć klient. Korzystaj z lekkich materiałów, wolniejszego transportu, tańszego zakwaterowania, a dopiero w drugiej kolejności wprowadzaj bardziej zauważalne zmiany.
Oszczędzaj mądrze; każdy z nas staje przed koniecznością cięcia kosztów. Najważniejsze to nie bać się podjąć słusznej decyzji. Z odrobiną kreatywności wszystko Ci się uda!