W poprzednim artykule dotyczącym konferencji prasowych pisaliśmy o tym, dlaczego i kiedy warto zapraszać dziennikarzy na konferencję, gdzie je organizować i jak usadzić dziennikarzy. Dziś przybliżymy temat samego komunikowania się z dziennikarzami.
Zapraszamy na konferencję
Zanim jeszcze media pojawią się na konferencji, należy wysłać im zaproszenie na spotkanie dla mediów. Tutaj też obowiązuje kilka zasad. Po pierwsze: czy zapraszać redakcje czy personalnie dziennikarzy? Jeśli wybierzemy pierwszą opcję, wiadomość może w ogóle nie dotrzeć do dziennikarza i trafić do kosza. Z drugiej strony, jeśli kierujemy zaproszenie do konkretnego dziennikarza, może powstać wrażenie „dobierania” sobie dziennikarzy, którzy będą przychylni danej firmie.
Aby rozwiązać ten problem, dobrym pomysłem może być mieszane zaproszenie. Otóż: wiadomość można wysłać mailem do redakcji, natomiast zadzwonić z potwierdzeniem odebrania wiadomości i potwierdzeniem swojej obecności, już do konkretnego dziennikarza.
Podział ról
Kiedy już zaproszenia zostały wysłane, należy przygotować przekaz, jaki za pośrednictwem konferencji chcemy nadać. Najważniejszy jest podział ról. W konferencji ze strony organizatora bierze udział kilka osób. Każda z nich powinna wiedzieć, jaką ma rolę w tym czasie i na jakie pytania odpowiada. Wśród ról mamy gospodarzy, którzy są najwyższej rangi uczestnikami, prowadzących, czyli najczęściej rzecznika prasowego lub szefa działu PR, specjalistów, którzy znają się najlepiej na kwestiach technicznych związanych z tematem konferencji, bardzo ważną cechą specjalistów jest to, że dodają prestiżu konferencji.
Co kto mówi podczas konferencji?
Jeśli role zostały rozdane, trzeba następnie wiedzieć, co powiedzieć w trakcie konferencji. Gospodarze podają zasadniczą wiadomość, mówią ogólnie o zagadnieniu, którego dotyczy spotkanie i komentują wypowiedzi. Prowadzący wita przybyłych, przedstawia gości, udziela głosu konkretnym dziennikarzom i zamyka konferencję. Specjalista natomiast przedstawia szczegóły techniczne, przez co zmniejsza monotonie spotkania.
Przekaz w trakcie konferencji musi zawierać najważniejsze tezy, jednoznacznie wyróżnione, tak żeby łatwo było je zapamiętać. Należy bardzo uważać z puentami, dobra puenta może zdominować przekaz, odwracając uwagę od całości problemu, natomiast puenta z zaprzeczeniem może zostać odwrócona. Podczas konferencji niczego nie ukrywamy, wręcz przeciwnie staramy się pokazać, że to co chcemy powiedzieć jest szczere. Dlatego otwarcie mówimy na przykład o kosztach przedsięwzięcia. Dobrze jest powiedzieć o tym tuż po tezach, żeby pokazać, że organizatorzy nie uciekają od tematu.
Pytania od dziennikarzy
Niezwykle istotne jest przewidywanie pytań. Podczas konferencji po wypowiedziach organizatorów zazwyczaj jest czas na pytania od dziennikarzy. Najważniejsze to zapamiętać, że jeśli obawiamy się jakichś drażliwych pytań, to z pewnością one padną. Dlatego jeszcze przed konferencją należy zrobić symulację tego, jakie pytania mogą zostać postawione i opracować do nich odpowiedzi. Trzeba również wykorzystać potencjał wszystkich organizatorów i podzielić to, na jakie pytania odpowiadają poszczególne osoby podczas konferencji.
Z drugiej strony trzeba także przygotować się na sytuację, kiedy nie ma pytań. W przypadku braku pytań należy mieć przygotowane tematy rozwijające. Bardzo wiele zależy tutaj od prowadzącego spotkanie – to on narzuca, o czym będą kolejne części spotkania i on także może zadawać pytania w imieniu dziennikarzy, jeśli coś jeszcze należy powiedzieć.
Do samej konferencji należy przygotować materiał do prezentacji lub inne multimedia, które wzbogacą przekaz. Bardzo dobre na rozpoczęcie konferencji jest przygotowanie filmu, który wprowadzi dziennikarzy w temat. Oczywiście później należy im wysłać także podsumowanie spotkania z linkiem do tego filmiku – szczególnie użyteczne w mediach elektronicznych. Jeśli jednak mamy przygotowaną prezentację, to trzeba pamiętać o tym, żeby nie przeładowywać jej i prezentować treści hasłowo, tak aby nie rozpraszać dziennikarzy. Zadaniem takiej prezentacji jest ułatwienie śledzenia głównego przekazu, a nie skłanianie do czytania wyprzedzających treści. Trzeba tutaj przedstawić konkret, m.in. wszystkie dane liczbowe, nazwiska, tytuły, itp.
Po zakończeniu konferencji, poza wiadomością mailem, należy także przygotować dziennikarzom teczki prasowe, gdzie będą mieli wszystkie informacje na temat spotkania.
Konferencja prasowa przypomina tak naprawdę spektakl, którego aktorami są organizatorzy, a widownią dziennikarze. Trzeba wypaść przed nimi jak najlepiej, aby napisali o przygotowanej konferencji prasowej i żeby pojawili się na kolejnym spektaklu, na który dostaną zaproszenie. Więcej na temat przebiegu konferencji, w kolejnej, ostatniej już części poświęconej prawidłowemu prowadzeniu konferencji prasowej.
